Por Que Escolher a SOS Docs Para Guarda de Documentos no Rio de Janeiro?

Imagem principal da postagem Por Que Escolher a SOS Docs Para Guarda de Documentos no Rio de Janeiro? 01/08/2019, 08:44 hrs
Por SOS Docs

Nos dias atuais, é muito importante poder contar com uma empresa de guarda de documentos, pois além da segurança, a empresa ainda oferece benefícios como o gerenciamento de arquivos e a otimização da utilização do espaço físico no seu negócio.

No entanto, selecionar um fornecedor para este tipo de prestação de serviço não é uma tarefa simples. Você saberá agora os principais pontos a serem observados antes de realizar sua escolha.


Em que consiste uma empresa de guarda de documentos?

Independente do tamanho da sua empresa, toda organização produz um número elevado de documentos em papel, como notas fiscais, comprovantes e outros. Com isso, a armazenagem desses arquivos quase nunca utilizados começa a demandar muito espaço, e vai ocupando o lugar de mesas e cadeiras.

Mesmo não sendo frequente o acesso a grande parte desses documentos, e até mesmo por questões legais, é necessário manter sua posse por bastante tempo. Não é que o papel tenha sido deixado de lado por completo, porém, agora temos alternativas como a digitalização.

Por vezes, há casos onde o arquivo cresce de maneira contínua, o que dificulta a guarda dos documentos no local onde a empresa se encontra. É comum a ocupação de salas em outros andares, ou mesmo em outras sedes com essa finalidade.

Essa atitude além de gerar impacto nos custos, torna a gestão mais difícil. Também existe o fato de que quando esses documentos são armazenados em locais inadequados, ficam vulneráveis a fatores como danos por mofo ou pragas e até incêndios ou furtos.

Uma empresa de guarda de documentos é a parceira escolhida para solucionar este problema. Ela se torna responsável pelo arquivamento e gerenciamento dos mais variados tipos de documentos que você queira manter.

Com isso, o arquivo passa a ficar em local adequado, sendo disponibilizado pela empresa, que certifica sua organização, de maneira sigilosa e segura. Somente os usuários autorizados pelo contratante terão acesso, garantindo a proteção ao conteúdo das informações.


Como escolher uma empresa parceira?

Há muitos fatores a se considerar quando chega o momento de escolher um fornecedor. É fundamental confiar em quem fornece ganhos à sua empresa, por meio de práticas melhores e formas arrojadas para a realização dos processos.

Quando o assunto é guarda de documentos, existem pontos importantes a serem observados, como os listados a seguir:

Confira a rastreabilidade dos arquivos

Um dos serviços mais importantes a se analisar é a viabilidade da empresa de localizar os arquivos com facilidade no momento necessário. O sistema de rastreamento deve ser inteligente e adequado às necessidades do cliente, de forma que o processo seja simples e espontâneo, sem perda de tempo quando acionado.


Assegure-se da segurança oferecida

Caso seus documentos contenham informações estratégicas de grande valor para sua empresa, é fundamental conferir a reputação, bem como a credibilidade do seu fornecedor, com o objetivo de assegurar a acessibilidade dos documentos somente a quem possuir autorização devida, evitando casos de furto ou espionagem.


Valorize a integridade dos documentos

O cuidado para que os documentos não se deteriorem com o passar do tempo é muito importante. Cada tipo de documento deve ser mantido por diferentes períodos determinados. Para que isso aconteça é necessário evitar danos e garantir sua utilidade pelo menos durante esse intervalo.

Muitos fatores podem interferir nessa preservação, acarretando na perda da qualidade e da serventia. Isso torna essencial a verificação das condições oferecidas por seu fornecedor quanto à prevenção e ao combate a possíveis incêndios, soluções para impedir inundações, assim como seus métodos para evitar pragas e mofo.


Barganhe por flexibilidade na contratação

A tendência em toda organização é: quanto maior ela fica, mais documentos terá para arquivar e mais espaço vai precisar. Dessa forma, vale a pena procurar por um parceiro que esteja preparado para oferecer soluções para suas necessidades, com preços competitivos.


Avalie as habilidades do prestador de serviço

A melhor maneira de se obter um serviço bem feito é através da contratação de uma empresa de qualidade com conceito no mercado. Essa empresa deve ter a capacidade de atender você e oferecer todos os recursos que façam com que o processo de arquivamento aconteça de forma fácil.

É necessário eficiência na gestão das informações. Cheque se o fornecedor possui profissionais especializados para este tipo de trabalho, como arquivistas, que fazem toda a diferença.

Após 10 anos de presença no mercado no Distrito Federal, a SOS Docs chega ao Rio de Janeiro como sua melhor opção. Uma empresa fundada com o objetivo de oferecer aos seus clientes um serviço de excelência na gestão da informação. 

Com superioridade na atuação em áreas como digitalização de documentos, microfilmagem e gestão de acervos, a SOS Docs apresenta diferenciais importantes quanto à guarda de documentos. Dentre eles, pode-se destacar:

  • Guarda patrimonial e operacional, 7 dias na semana, 24 horas por dia;
  • Sistema de monitoramento por câmeras de vigilância em HD com infravermelho;
  • Um ano de backup de gravações dos locais de armazenamento;
  • Brigada dinâmica contra incêndios e inundações;
  • Seguro com cobertura contra sinistros, como incêndios, raios, explosões, danos, roubos e furtos nas instalações da contratada;
  • Sistema de detecção precoce de incêndio;
  • Sistema de supervisão e monitoramento de temperatura e umidade;
  • Relatório de vistoria técnica emitido pelo Corpo de Bombeiros Militar do Rio de Janeiro contra incêndio e pânico;
  • Sala de mídia segura – com controle de umidade e temperatura, sistema de detecção de fumaça, alarme contra invasão, sistema de combate a incêndio por gás, acesso por biometria, geradores de energia para emergência e no-breaks.

Por isso, se você enfrenta problemas com espaço físico em sua empresa e a documentação acumulada tem se tornado um problema, entre em contato conosco!

Aqui na SOS Docs oferecemos espaço e um ótimo custo benefício com diversas vantagens, pois somos uma empresa se guarda de documentos especializada, capazes de ajudar você a organizar seus documentos, mantendo-os íntegros e seguros.