Porque implantar o GED

Por que implantar o GED: Em breve, o hábito de guardar milhares de documentos de papel em arquivos gigantescos será uma prática do passado. O motivo desta mudança de hábito chama-se “Gerenciamento Eletrônico de Documentos”. Ele é capaz de substituir armários, contendo arquivos volumosos, em apenas um programa adequado a sua necessidade. Mas esta não é sua única vantagem, com o GED, seu negócio terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível, reduzirá custos e será mais organizado.

Aqui estão 7 razões para a sua empresa considerar o uso do GED:

1. Rapidez e Agilidade para Colaborar e Compartilhar Documentos

Ter a capacidade de compartilhar documentos rapidamente e facilmente no ambiente de trabalho traz um valor inestimável para qualquer empresa. Visualização de dados, edição e compartilhamento digital pode acelerar muito o fluxo de trabalho, e isso permite aos funcionários compartilhar, enviar e receber dados em uma fração de tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel. GED acelera muito o processo de compartilhamento e colaboração, o que nos leva para o próximo benefício…

2. Aumento da Produtividade e Eficiência

O software de GED unifica digitalmente todos os documentos e dados da empresa em um só programa, tornando-o facilmente acessível de qualquer computador com acesso à Internet. Com isso, a manipulação de documentos acontece de forma mais rápida e sistemática, melhorando o aumento da produtividade e eficiência do compartilhamento de informações. O tempo que seria gasto na procura de documentos em arquivos físicos é eliminado, garantindo mais tempo e liberdade para que os funcionários trabalhem em outras atividades e consigam ser mais eficientes.

3. Segurança dos Dados

Um bom software de GED apresenta várias camadas de segurança para manter os dados de sua empresa protegidos. Com uma equipe de TI perfeitamente capacitada e trabalhando em tempo integral, somado a múltiplos recursos de segurança e um ótimo software de GED, a SOS Docs garante uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, podemos considerar que o armazenamento de documentos e dados através do GED é mais seguro do que apenas manter o arquivo físico. Além disso, protegeremos seus dados contra falhas do servidor e/ou falta de energia, utilizando medidas de backup para proteção em tempo real.

4. Fácil Acesso aos Dados Passado e Presente

Podemos afirmar que o modo de armazenamento digital é muito mais eficiente, prático e seguro do que o modo de armazenamento físico. Utilizando a função de pesquisa do Software, você pode acessar em segundos, qualquer arquivo novo ou antigo, em vez de precisar pesquisar através de pastas e caixas no arquivo físico. Após encontrar o documento, é fácil compartilhar com outros membros da equipe ou enviar por e-mail para um cliente.

5. Reduzir os custos de papel Uma Solução ecologicamente correta:

O custo do papel pode aumentar rapidamente em um escritório ou órgão público, portanto, reduzindo este custo através da mudança para arquivos digitais pode representar uma economia substancial em seu negócio. De acordo com o RegisteredRep.com, as empresas com faturamento anual entre R$ 700mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60mil por ano através da utilização do GED. Pense sobre o dinheiro economizado pela era digital: papel, custos de tinta/toner, custos de armazenamento em armários de arquivo, remoção de resíduos de papel, manutenção da impressora, tempo gasto pelo empregado na organização e ordenação de papeis e etc. Como você pode ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, poderá criar um efeito cascata sobre a lucratividade da empresa fazendo uma boa economia. Podemos também incluir nos benefícios que,  uma empresa sem papel é também uma empresa amiga do ambiente.

6. Os documentos se tornam portáteis e acessíveis de qualquer lugar

Através de uma solução GED é possível ter uma biblioteca de informações com você, o tempo todo! Tradicionalmente, seria quase impossível transportar cerca de centenas ou mesmo milhares de arquivos ao mesmo tempo em viagens de negócios ou fora do escritório. Desde que você possa acessar o banco de dados inteiro de sua empresa de forma segura através da Internet, já não seria necessário arrastar pilhas de papel. GED permite praticamente trabalhar em qualquer lugar e ainda ser capaz de compartilhar arquivos com colegas de trabalho e acesso a dados enquanto estiver fora do escritório.

7. Poupa dinheiro direto e indiretamente

O custo-benefício de implantar o GED pode ser visto tanto diretamente quanto indiretamente. Já foi mencionado que livrar-se dos papéis pode reverter gastos em economia, mas você também pode reduzir os custos de outras maneiras. Digamos que você tenha um negócio que necessita de um uso relativamente intenso de papel, um escritório de advocacia por exemplo. Se um funcionário gasta uma hora por dia trabalhando com documentos, buscando, armazenando, organizando ou simplesmente andando para lá e para cá na sala de registros, isso equivaleria cerca de 250 horas por ano (assumindo cinco dias de trabalho por ano). Se o funcionário custa R$ 20,00/hora, são R$ 5.000 por ano gasto somente com um funcionário em tarefas simples que poderia ser eliminado entrando na era digital.