Você precisa ter documentos em papel? Saiba como guardar

Por questões burocráticas, as empresas ainda têm a necessidade de manter documentos em papel em uma série de processos, desde informações a respeito dos colaboradores até contratos gerenciados pelo setor jurídico e comprovantes fiscais. Mas, com os avanços tecnológicos e a flexibilização na legislação, temos cada vez mais a possibilidade de migrar uma parte grande desses certificados e registros para meios digitais.

Ainda assim, mesmo quando há a possibilidade de trabalhar com cópias eletrônicas, é preciso ter os originais arquivados em diversos casos — um problema devido ao grande acúmulo de papéis, que são difíceis de acessar e tendem a ter a integridade prejudicada ao longo do tempo.

Neste artigo, fique por dentro de quais são os documentos em papel que precisam ser preservados e saiba mais sobre algumas alternativas para fazer esse armazenamento de modo mais eficiente!

Na era digital, por que ainda ter documentos em papel?

Os ganhos obtidos por meio da digitalização de documentos são conhecidos. Além de propiciar buscas em tempos menores, há mais segurança no armazenamento e também a diminuição de custos, já que a prática dispensa a existência de um espaço físico.

Devido a aspectos legais, há o entendimento de quem nem todos os documentos podem ser substituídos integralmente por cópias digitais. Por outro lado, em diversos casos a utilização das certidões eletrônicas é válida, desde que as matrizes impressas continuem disponíveis.

Nesse sentido, há leis que determinam quanto tempo os documentos originais precisam ser guardados pelas empresas. Para cada tipo é especificado um tempo mínimo, que normalmente varia entre 5 e 30 anos, mas que pode até mesmo ser indeterminado, por não haver nenhuma sinalização expressa de validade.

Dentre essas certidões estão comprovantes de declarações de imposto de renda e outros tributos, informações trabalhistas e previdenciárias, como guias de recolhimento do fundo de garantia e contribuições sindicais.

O que a lei diz sobre o assunto

A legislação tem avançado em direção a facilitar o uso de documentos eletrônicos. A lei 12.682/12 foi instituída como uma forma de começar a regulamentar a utilização dessa prática. Essa lei visa equiparar certificados digitais aos de papel. Essa foi a primeira iniciativa desde a MP 2.200/2, que dispunha sobre documentos de uma forma geral.

Está tramitando o projeto de lei de número 7.920/2017, originário do PLS 146/2007 aprovado pelo Senado em 2016, que introduziu importantes atualizações a respeito da digitalização de documentos. Conforme o texto, algumas certidões eletrônicas passariam a ter valor legal similar ao das cópias originais em papel, desde que estejam certificadas por uma ferramenta do governo. Essa nova visão traz a possibilidade real de que, num futuro próximo, possamos trabalhar apenas com documentos digitais.

É um projeto um tanto quanto controverso, visto que não há consenso sobre o que os entendidos do meio arquivístico entendem sobre o assunto. Mas é inegável que o debate contribui para a evolução do assunto e que as novidades, de uma forma ou de outra, farão parte de nossa realidade no futuro.  Acompanhe nossas redes sociais — Facebook e LinkedIn — pois em breve vamos trazer atualizações sobre o assunto.

Quais são pontos de atenção ao fazer o armazenamento?

Uma vez que a manutenção das cópias impressas seja identificada como imprescindível, as empresas têm algumas possibilidades para fazer o armazenamento e a gestão desses arquivos. É preciso ter muita atenção nessa atividade, pois os prejuízos acarretados ao não encontrar uma informação que se faz necessária em dado momento pode ser enorme e gerar consequências muito ruins.

Quando a instituição guarda seus documentos de modo correto, ela ganha em praticidade e segurança. Por outro lado, quando isso não ocorre, há desperdício do tempo de trabalho e desconfiança na equipe, já que um acaba acusando o outro de ter perdido a informação e diversos outros problemas podem surgir.

Então, se sua empresa precisa que o armazenamento aconteça de modo organizado e que não haja complicações na rotina, é importante presar por alguns requisitos.

Defina um local específico

Manter um espaço apropriado para que a armazenagem aconteça é uma boa forma de começar a trabalhar a questão. Quando as pessoas não tem lugares dedicados para guardar os documentos, estes podem facilmente se perder ou mesmo serem confundidos e descartados.

O local também precisa estar adequado em relação à conservação e a segurança, dependendo da relevância daquilo que está sendo armazenado. Deve-se dar atenção a questões relativas ao clima, poeira, insetos e outras que podem comprometer a integridade desses papéis.

Armazene conforme critérios

Quando você guarda os documentos de forma desordenada, certamente terá muitas dificuldades para encontrar o que precisa com rapidez. Então, é fundamental estabelecer critérios para que os papéis se mantenham organizados e disponíveis de acordo com sua finalidade.

Certidões de impostos podem ser separadas das que são relativas aos processos de departamento de pessoal, por exemplo. Você pode também estabelecer outras formas de separação, como ordem cronológica ou alfabética.

Identifique os prazos

Como dito anteriormente, cada documento tem sua validade estabelecida. Então, é importante que sua armazenagem leve em conta esse quesito. Isso influenciará tanto na questão do local em que serão armazenados, quanto no estabelecimento dos critérios. Documentos que estão mais próximos de perderem seu valor podem ficar em locais de mais difícil acesso, uma vez que sua utilização tende a ser menos necessária do que a dos mais recentes.

Existem alternativas para armazenar os documentos em papel?

Pode ser que sua empresa precise buscar outras formas de manter seus documentos, em virtude de falta de espaço, por não contar com profissionais com conhecimento no assunto ou mesmo por ter interesse em contar com auxílio especializado para que esse processo aconteça de modo estratégico.

Uma excelente opção é terceirizar a guarda dessas informações. Com a crescente possibilidade de se utilizar as cópias digitais no dia a dia, armazenar os documentos em um espaço externo tem se tornado uma prática cada vez mais recorrente no mercado. Os documentos eletrônicos não ocupam espaço, são muito mais fáceis de localizar e acessar, não se deterioram com o passar do tempo e são muito menos suscetíveis à fraudes.

Empresas especialistas nesse processo como a SOS Docs podem ajudar a descomplicar o armazenamento dos documentos em papel. Também possibilitam ganhar com a redução de custos, visto que a necessidade de espaços passa a ser muito menor e os funcionários da empresa deixam de perder tempo com as atividades de armazenamento, e promovem um aumento na qualidade já que tem toda a expertise para fazer o gerenciamento das informações.

Quer saber mais a respeito da armazenagem de documentos? Confira este artigo sobre a temporalidade de documentos!



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