Corporações e órgãos públicos lidam com uma grande quantidade de documentos, usados para registrar procedimentos e diretrizes, e também como provas em possíveis processos jurídicos. Para lidar com todo esse volume de informações, vale a pena contar com a ajuda de empresas de arquivo de documentos.
Essa necessidade se explica principalmente graças à dificuldade de arquivar e armazenar os papéis corretamente, a fim de manter sua integridade e permitir consultas posteriores.
Quer saber mais sobre o assunto? Conheça então 6 vantagens da contratação dessas empresas.
1. Manutenção da integridade
Embora algumas corporações contem com um espaço reservado apenas para arquivo, nem sempre os documentos são acondicionados da maneira correta. Exposição à luz, contato com objetos de metal como grampos, e a presença de insetos e roedores danificam os papéis, o que faz informações importantes se perderem.
Com uma empresa especializada em guarda de documentos, o armazenamento é feito para preservar totalmente os originais, nas condições adequadas.
2. Rapidez na localização
Por mais organizado que seja o arquivo, encontrar um documento específico pode dar um baita trabalho. Isso faz as equipes desperdiçarem muito tempo, o que impacta a produtividade.
Com uma estrutura voltada para esse fim, os papéis são encontrados rapidamente, já que há um sistema pensado para que a catalogação tenha foco na usabilidade.
3. Segurança das informações
Papéis podem ser facilmente extraviados sem que haja uma percepção imediata. Ou seja, um documento pode ser retirado da empresa e só será notado quando essa referência for necessária novamente.
Por meio de um arquivamento especializado, há um controle muito maior do acesso e retirada das informações importantes. Assim, é possível acompanhar quem teve acesso aos dados e proteger os dados sensíveis corporativos.
4. Redução de custos
A guarda de documentos pede um espaço reservado apenas para isso, o que gera custos para a organização e nem sempre traz o resultado esperado. Com a empresa especializada, essa verba será melhor empregada, sem a necessidade do uso de um local único para a guarda dos documentos.
Ao liberar a sala dos papéis físicos, é possível instituir um novo departamento ou local espaços menores para instituir a corporação.
5. Digitalização de documentos
Muitos registros devem ser mantidos em sua versão original, porém o contato direto com esses papéis pode prejudicar sua integridade. Por isso, vale a pena digitalizar esses dados, com o uso dessas versões para a consulta.
As versões físicas podem ser arquivadas no local apropriado, protegidas de roubos e do contato de agentes externos.
6. Privacidade dos dados
A empresa de guarda de documentos garante a privacidade das informações corporativas. Há um cuidado extremo dos profissionais para o controle do acesso aos dados, e o manuseio é apenas autorizado a pessoas credenciadas.
Para aproveitar todas essas 6 vantagens, é importante contar com empresas de arquivo de documentos eficiente e capaz de trazer um potencial competitivo para o negócio. Procure referências que tenham uma boa expertise na área e ofereçam toda a organização e atenção que os documentos corporativos exigem.
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