5 Dicas de Como Arquivar documentos na sua empresa!

Um grande desafio dos profissionais hoje em dia diz respeito a como arquivar documentos, já que a quantidade de informações é cada vez mais abundante. Apesar de diversos dados estarem em meio digital, ainda se faz necessário o arquivamento físico de muitos formulários e protocolos, até para atender requisitos legais.

Para ajudar, confira neste artigo cinco dicas fundamentais para organizar e simplificar esse processo!

Por que é importante organizar e arquivar documentos?

Imagine todas as vezes que você ou alguém em sua empresa precisou de um relatório específico e ninguém sabia onde ele estava. Sem um sistema de arquivamento baseado em recuperação fácil, seus colaboradores sempre perderão muito tempo procurando, em vez de dedicarem seus esforços naquilo que realmente importa. Isso tem impacto direto na produtividade.

Quem já deixou um cliente ou um superior esperando enquanto procurava nas pilhas de papéis em sua mesa, sabe o quanto isso pode ser constrangedor e problemático. Além de causar péssima impressão, pode ser que você nem consiga encontrar as informações que queria, por elas estarem perdidas.

É importante criar uma cultura de arquivamento efetiva, por mais que alguns reclamem no início. Quando o hábito é internalizado pelas pessoas, o processo acontece naturalmente e os benefícios são enormes.

Como fazer o arquivamento de maneira correta?

Quando você recebe um documento de um colega de trabalho, fornecedor ou cliente, acaba sendo uma prática comum simplesmente guardá-lo em qualquer lugar ou deixá-lo na primeira gaveta que encontrar.

Depois de um tempo, muitos desses documentos se acumulam, levando a diversos problemas. As pessoas podem passar horas procurando por informações quando se negligencia a importância do arquivamento. Então, siga esses passos para arquivar os documentos de um modo bem simples:

1. Evite arquivar documentos desnecessários

Não crie o hábito de guardar tudo o que encontrar. Reserve alguns segundos para examinar o conteúdo e arquive apenas se for relevante para sua atividade de trabalho e para a empresa. Ter muitos documentos desnecessários aumenta a desordem e dificulta a localização no futuro. Seja seletivo sobre o que você mantém!

2. Siga um método consistente para nomear arquivos e pastas

Deve ser estabelecido um procedimento padrão para o arquivamento. Para tanto, é importante contar com a ajuda de um arquivista.

Por exemplo, uma pasta principal pode ser dividida em subpastas para clientes, fornecedores e colegas de trabalho. Dê nomes abreviados para identificar com o que ou quem as pastas se relacionam. Além disso, você pode até dar uma aparência diferente para categorias de pastas, por meio de cores ou símbolos. Isso pode facilitar a diferenciação à primeira vista.

3. Separe o trabalho em andamento das atividades concluídas

Algumas pessoas preferem manter o trabalho atual ou em andamento em sua mesa até que um trabalho seja concluído. Então, uma vez feito, eles são movidos para o local apropriado, onde os arquivos da mesma categoria são armazenados. Em intervalos periódicos, por exemplo, semanalmente, mova os arquivos em que você não está mais trabalhando para as pastas onde os documentos de atividades concluídas estão armazenados.

4. Faça cópias digitais

Isso é útil para economizar espaço e para garantir a integridade dos originais. Ao armazenar documentos na nuvem, você pode alocar as cópias em papel para outros locais, até mesmo fora da empresa.

5. Conte com apoio de uma empresa especializada

A atividade de arquivamento pode se tornar bastante complexa em seu negócio. Isso sem falar nas limitações de espaço e perdas por manuseio incorreto. Então, terceirizar essa atividade pode ser uma ótima alternativa.

A SOS Docs é uma empresa com mais de 10 anos de atuação, oferecendo serviços diversos relacionados à tecnologia e gestão da informação. Buscamos realizar nosso trabalho com qualidade e eficiência e temos toda condição para atender suas necessidades no Distrito Federal.

Se o processo de como arquivar documentos é um problema para você, entre em contato conosco, pois podemos ajudar!

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