Assinatura digital e assinatura eletrônica/ entenda a diferença!

Por SOS Docs

Em meio ao processo de transformação digital, muitas organizações estão descobrindo novas maneiras de aperfeiçoar seus fluxos de trabalho com a aplicação da tecnologia. Porém, falar em assinatura digital e assinatura eletrônica ainda gera uma certa confusão na mente dos gestores, que não conseguem entender bem a utilidade desses recursos.

Pensando nisso, desenvolvemos este artigo para abordar as principais diferenças entre os termos. Além de explicar o que eles significam e como podem ser utilizados, destacamos os aspectos legais relacionados ao uso dessas ferramentas. Por fim, você descobrirá de que forma as assinaturas eletrônicas e digitais facilitam o dia a dia das empresas. Confira!

Existe diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Assinaturas digitais e eletrônicas são conceitos distintos. Para começar, é importante ter em mente que o termo “assinatura eletrônica” é utilizado para qualquer tipo de firma que utilize meios eletrônicos para validação.

A assinatura digital é um desses vários métodos e faz parte de um grupo que também inclui, por exemplo, as senhas e tokens que utilizamos em transações bancárias.

A validação serve para tornar as operações mais seguras e velozes, e a assinatura digital é a que garante maior grau de autenticação. Ela é feita por meio de algoritmos de criptografia assimétrica, os quais utilizam dois elementos:

  • chave privada: formada por códigos conhecidos apenas pelo proprietário do documento, e serve para identificar o autor do arquivo;
  • chave pública: deriva da chave privada e serve para garantir a validade da assinatura.

Cada assinatura possui sua própria codificação e, caso haja alguma tentativa de edição no documento, ela perde a validade. Esse mesmo mecanismo vem sendo utilizado com sucesso em diversas atividades, como as transações com Bitcoins.

O que a legislação diz sobre o uso desses recursos?

Para que as assinaturas eletrônicas tenham validade jurídica, é necessário que um conjunto de dados esteja associado a elas. No caso das assinaturas digitais, exige-se um certificado digital chancelado por um órgão licenciado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Essa é a entidade responsável pela criação e administração da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecendo os certificados utilizados em atividades essenciais, como a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e o recolhimento do FGTS. Vale destacar que, desde janeiro de 2017, toda empresa com mais de 3 funcionários é obrigada a utilizar a certificação digital.

Como as assinaturas digitais e eletrônicas facilitam a gestão de documentos?

Na gestão de documentos, a aplicação de assinaturas digitais e eletrônicas favorece a otimização de vários processos. A garantia de valor jurídico permite que elas sejam utilizadas em contratos de compra e venda com fornecedores, organização de documentos do RH, contratação de serviços de terceiros e muitas outras atividades. 

Assim, os documentos digitais tendem a substituir os físicos, trazendo uma série de benefícios. Além de reduzir as despesas com impressões, sua empresa pode melhorar o uso do espaço antes destinado aos arquivos e implementar métodos mais eficazes para guardar e recuperar informações.

Gostou do artigo? Agora que você sabe a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, aproveite para compartilhar este conteúdo com seus amigos nas redes sociais.

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