Saiba como organizar documentos de forma mais eficiente
Saber como armazenar e organizar os documentos da empresa é fundamental para a qualidade do trabalho e economia de recursos. Entenda como fazer isso
O que é RDC-Arq de documentos e qual a sua importância?
Repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), em linhas gerais, é um ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais norteado por requisitos, nacionais e internacionais, de segurança da informação. No contexto brasileiro, o principal instrumento oficial que orienta a implantação de diretrizes dos repositórios arquivísticos confiáveis é a Resolução Nº 43, de 04 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de arquivos (CONARQ). Saiba tudo sobre o assunto e sua importância neste post! Qual a importância de implantar o RDC-Arq nas instituições? Com a crescente produção de documentos digitais e natos digitais, as instituições passaram a produzir informações de valores inestimáveis, além de documentos com notória importância comprobatória e jurídica. Esses documentos, na maior parte dos casos, precisam ser preservados à longo prazo ou permanentemente. Nesse contexto, a criação de um ambiente com requisitos sólidos de segurança e preservação se faz necessário, para garantir a segurança das informações e a memória das instituições. O RDC-Arq foi desenvolvido com o intuito de suprir essa indigência. Atualmente no mercado, há modelos de repositórios de código aberto (gratuitos), com baixo custo de manutenção para as organizações e que são aderentes às legislações brasileiras. O RDC-Arq faz parte da transformação tecnológica das instituições. A transição do ambiente analógico para o digital exige que o façamos com total segurança e confiabilidade jurídica. Por onde começar? Há que se garantir que, antes de buscar o RDC-Arq, a instituição possui algumas ferramentas de gestão da informação, tais como tabela de temporalidade e plano de classificação das atividades meio e fim e um sistema de gestão de informações arquivísticas (SIGAD ou GED), para garantir uma organização primaria dos documentos. Após isso, encontre especialistas para a implementação. É importante buscar empresas que possuam profissionais especializados em transformação digital, que tenham experiência na implantação do RDC-Arq no mercado. Atualmente, a SOS Docs conta com um time de ponta, composto por Arquivistas, Arquitetos da informação e Desenvolvedores de Sistemas que se dedicam ao universo do RDC-Arq. Saiba mais acessando nossa página dedicada ao tema rdcarq.com.br
Digitalização de livros
A SOS Docs ajuda sua empresa a configurar um ágil e eficaz processo de digitalização de documentos e transformá-los em formato digital. Assim, seu acesso às informações contidas nos documentos aumenta e você reduz os custos com o armazenamento desses documentos. Com esse rápido acesso às necessárias, você será capaz de extrair dados valiosos dos seus registros e documentos para assim tomar as melhores decisões nos negócios e gerir melhor a documentação empregada à sua empresa. Para agilizar processos de cuidado, limpeza, organização e digitalização de documentos, uma treina de documentos da SOS e equipes para realizar esse trabalho diretamente na instalação. São profissionais arquivistas que vão ajudar a agilizar toda a transformação da sua documentação de maneira protocolada, sigilosa e eficaz.
Confira 4 dicas sobre como armazenar documentos!
Os arquivos de um negócio são fundamentais para o seu funcionamento. Justamente por isso, eles devem ser mantidos em um ambiente sólido e livre de riscos. Mas saber como armazenar documentos não é uma tarefa simples. O processo de armazenamento de dados corporativos deve ser feito com planejamento e medidas de segurança adequadas. Além disso, é importante contar com mecanismos, como a tabela de temporalidade. Assim, você poderá manter os dados corretos a salvo. Quer saber mais sobre o tema e como armazenar documentos? Então, continue a leitura! Por que é importante manter dados bem armazenados? Dados corporativos são uma das bases do funcionamento de qualquer negócio. Informações tributárias, registros de contabilidade e de vendas não só tornam as rotinas mais fáceis de serem executadas, mas também ajudam no planejamento futuro. Basta considerar os processos de campanha de marketing estruturados com o apoio de dados de vendas do passado. Em alguns casos, o seu armazenamento é uma obrigação legal. A empresa deve, por lei, manter registros contábeis e tributários por um determinado período. Se o negócio não faz isso, pode sofrer multas e outros tipos de penalidades. Por isso, saber como armazenar documentos deve ser visto como uma medida que vai além da otimização das rotinas internas: isso garante que a empresa ficará em dia com as suas obrigações regulatórias e boas práticas de compliance. Como a tabela de temporalidade ajuda a empresa a organizar documentos? A tabela de temporalidade é um documento que registra o prazo de armazenamento obrigatório de cada documento. Na gestão de dados, ela é fundamental. Afinal, permite que o negócio mantenha apenas os arquivos corretos e faça o descarte adequado de registros que não terão mais valor no seu dia a dia. Como organizar documentos com qualidade? Para organizar documentos com qualidade, alguns passos devem ser tomados. Eles tornam a rotina de coleta, classificação e filtragem de dados mais rápida e precisa. Confira a seguir 4 passos que podem ser tomados com esse fim! 1. Escolha as formas de arquivamento O primeiro passo é saber que mecanismos serão utilizados para arquivar os dados. O ideal é que a empresa combine meios digitais com físicos. Assim, ela consegue manter os registros acessíveis em qualquer lugar e garantir a continuidade da empresa sempre. 2. Estabeleça regras de acesso Para evitar vazamentos, é crucial que regras de controle de acesso sejam aplicadas. Elas devem ser feitas considerando o perfil de trabalho de cada time e os riscos que as operações mantêm. Isso permitirá que equipes mantenham o acesso aos seus dados sem comprometer a confiabilidade da empresa. 3. Atente-se ao modo como os dados são organizados Uma boa organização é fundamental para o sucesso das suas estratégias de gestão de arquivos. Por isso faça classificações com base em nome, categoria, prazo de armazenamento e outros pontos que sejam relevantes. Isso tornará o controle, o acesso e o descarte muito mais ágil e preciso. 4. Conte com o apoio de um parceiro especializado no tema Existe uma série de boas práticas que podem ser aplicadas quando falamos de como armazenar documentos corporativos. Por isso, é importante contar com um parceiro especializado. Ele guiará o negócio a partir das melhores práticas do setor, evitando erros e decisões inadequadas. Arquivos corporativos representam, muitas vezes, o histórico da empresa ao longo da sua vida. Eles ajudam o negócio a entender a sua história e a definir os próximos passos. Ao mesmo tempo, podem ser utilizados para auditorias internas e externas, validando as boas práticas de gestão. Por isso, é fundamental que todos saibam como armazenar documentos corporativos. Isso permitirá ao gestor identificar problemas rapidamente, manter-se dentro de normas legais e evitar vazamentos. Assim, a empresa poderá manter a sua continuidade livre de riscos operacionais sempre. Gostou dessas dicas? Então, acompanha a gente no Facebook e no LinkedIn para ter acesso a outros conteúdos como esse!
Tratamento Documental
O tratamento documental é um trabalho importante para que a gestão de arquivos seja feita da maneira correta, com os registros devidamente higienizados e classificados para uma rápida localização futura. Sem essa etapa, há um grande risco de que o armazenamento seja feito de maneira inadequada, com danos aos documentos e sem o cuidado necessário para uma classificação correta. O trabalho de tratamento traz uma série de vantagens posteriores, que auxiliam a empresa de maneira estratégica. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura. Cuidado minucioso durante o tratamento documental O tratamento correto da documentação nos arquivos permanentes é imprescindível para conservar e transmitir a informação neles contida. O acervo da SOS Docs é composto por documentos em áudio, vídeo, fotografia e texto que são mantidos cuidadosamente no arquivo permanente. O tratamento documental equivale a um conjunto de procedimentos e operações técnicas, como avaliação, classificação, descrição e indexação, as quais permitem a gestão documental. Essa gestão documental é uma sequência de procedimentos voltados para produção, uso e armazenamento de documentos indispensáveis ao desenvolvimento das atividades de uma organização, e engloba a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente, objetivando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O papel da SOS Docs durante o processo Como a SOS Docs não está inserida em todas as etapas da criação, trâmite e armazenamento dos documentos que o cliente possui, nosso papel é fazer essa organização de forma que os conjuntos documentais sejam preservados e a recuperação do documento seja garantida. A recognição dos documentos é realizada em etapas, que vão depender do fluxo de informações. São elas: Objetivos gerais do tratamento documental Conheça os objetivos do tratamento documental e entenda por que esse processo é tão importante para uma gestão arquivística de qualidade. Benefícios do tratamento documental O trabalho de tratamento documental exige investimento da empresa, porém oferece diversas vantagens que impactam o negócio e viabilizam melhorias consideráveis nas atividades. Destacamos as principais. Integridade das informações O processo de tratamento cuida da restauração e classificação dos documentos, para que ocorra a guarda correta e a preservação dos dados ali armazenados. Isso evita a perda de referências importantes por contato com peças de metal ou degradação por conta do armazenamento incorreto. Esse cuidado também é importante para o armazenamento em fitas, que devem ser higienizadas para retirada de bolor ou outro agente que possa ter danificado o arquivo durante os anos de guarda incorreta. Localização rápida Durante o tratamento, os documentos passam pelas etapas de classificação e indexação. Dessa maneira, é possível identificar o tipo de documento, de acordo com códigos adotados como norma para esse trabalho. A indexação auxilia na identificação rápida dos assuntos abordados no documento. Ou seja, é necessária para que essa referência seja encontrada rapidamente quando necessário. Compliance da empresa Durante o tratamento, os documentos são catalogados também de acordo com sua temporalidade. Isso significa que há uma avaliação do prazo de validade de todos os registros, para que eles sejam armazenados de maneira correta. As referências que já passaram desse prazo e não têm valor consultivo ou histórico são descartadas da maneira correta, com segurança. Isso ajuda a manter a conformidade da corporação em relação às normas legais, ao manter os documentos necessários para comprovação jurídica ou administrativa. Também evita o vazamento das informações, que pode ocorrer graças ao descarte incorreto dos registros. Melhor utilização do espaço físico Como o tratamento também abrange a destruição dos documentos desnecessários, a empresa consegue utilizar melhor o espaço físico de arquivo, seja nas dependências da empresa, seja na contratação de um local adequado para a guarda dos registros. Isso traz não só um uso mais inteligente de recursos, como pode gerar redução de custos para a corporação. Neste post, apresentamos algumas noções sobre o tratamento documental e como ele é importante para uma gestão segura e eficiente. Trata-se de um passo essencial para qualquer trabalho relacionado aos arquivos e registros corporativos, e que evidencia a importância de contratar uma empresa especializada para fazer esse trabalho. Quer receber mais conteúdos como este? Assine nossa newsletter e seja avisado sobre publicações e ações da SOS Docs.
5 dicas para a organização de documentos digitais
A organização de documentos digitais é algo que deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa. Conforme a transformação digital avança, essa rotina ganha mais destaque no ambiente corporativo. Afinal, ter registros bem gerenciados é um passo básico para manter um fluxo de trabalho de qualidade. Organizar dados também ajuda o negócio a extrair mais valor de cada item. Além disso, aumenta a produtividade da equipe com buscas de informações mais rápidas. Mas para ter sucesso, esse tipo de atividade deve ser feita com cuidado. Quer saber quais são? Então confira no texto a seguir as melhores estratégias para organização de documentos digitais! 1. Limpar pastas temporárias A limpeza de arquivos temporários ajuda a manter somente os dados que são importantes dentro dos seus sistemas de armazenamento. Como consequência, haverá uma redução no tempo necessário para organizar e encontrar registros. Por isso não deixe de executar a remoção regular de arquivos que não são mais úteis e podem ser apagados. Assim, encontrar o que é necessário será muito mais simples. 2. Definir nomes dos arquivos de modo inteligente Com uma estrutura de nomes padronizada, será muito mais fácil encontrar dados no futuro e utilizá-los da forma correta. Portanto, é importante que as equipes mantenham uma organização bem estruturada. A definição de nomes de arquivos e pastas deve ser objetiva e clara. É importante, aliás, evitar dados com nomes duplicados: isso reduz a dificuldade para encontrar o registro correto em momentos de alta demanda. 3. Fazer cópias de segurança Uma política de backup de dados é crucial para reduzir os riscos de perder dados. Ela deve considerar o perfil do negócio e o tipo de cada arquivo. O importante é que as cópias sejam feitas em mais de um local. Também devem ser realizados testes de integridade e implementadas normas de acesso. Isso garante que os registros estarão acessíveis quando necessário. 4. Utilizar a tecnologia Soluções de TI podem ajudar a empresa a otimizar a organização e o monitoramento do uso dos dados. Existem aplicativos que facilitam o compartilhamento de registros com segurança. Há também tecnologias voltadas para o controle do acesso a dados. O apoio da TI também ajuda na gestão de dados físicos. Eles podem ser escaneados e acessados digitalmente. Dessa maneira, a empresa mantém a sua habilidade de utilizar registros de forma ampla e segura. 5. Ter regras de segurança Normas de controle de acesso e compliance evitam vazamentos de dados e dão mais confiabilidade para os registros. Por isso elas devem ser utilizadas sempre. Bem formuladas, a empresa consegue manter as suas operações funcionais sem lidar com brechas de segurança. Dados corporativos de boa qualidade são a base para uma boa tomada de decisões e a otimização do planejamento. Justamente por isso o negócio precisa estar atento ao modo como organiza as suas informações: erros nessa área podem prejudicar a habilidade de escolher os caminhos certos e ainda pode colocar a companhia exposta a multas. Portanto, sempre busque os caminhos adequados para executar a organização de documentos digitais do seu negócio. Faça ajustes conforme as melhores práticas do mercado. Isso permitirá que a empresa sempre faça o melhor uso possível dos seus registros internos. Gostou desse post e quer saber mais sobre como otimizar o dia a dia do seu negócio? Então assine já a newsletter do blog!
5 vantagens na contratação de empresas de arquivo de documentos
Corporações e órgãos públicos lidam com uma grande quantidade de documentos, usados para registrar procedimentos e diretrizes, e também como provas em possíveis processos jurídicos. Para lidar com todo esse volume de informações, vale a pena contar com a ajuda de empresas de arquivo de documentos. Essa necessidade se explica principalmente graças à dificuldade de arquivar e armazenar os papéis corretamente, a fim de manter sua integridade e permitir consultas posteriores. Quer saber mais sobre o assunto? Conheça então 6 vantagens da contratação dessas empresas. 1. Manutenção da integridade Embora algumas corporações contem com um espaço reservado apenas para arquivo, nem sempre os documentos são acondicionados da maneira correta. Exposição à luz, contato com objetos de metal como grampos, e a presença de insetos e roedores danificam os papéis, o que faz informações importantes se perderem. Com uma empresa especializada em guarda de documentos, o armazenamento é feito para preservar totalmente os originais, nas condições adequadas. 2. Rapidez na localização Por mais organizado que seja o arquivo, encontrar um documento específico pode dar um baita trabalho. Isso faz as equipes desperdiçarem muito tempo, o que impacta a produtividade. Com uma estrutura voltada para esse fim, os papéis são encontrados rapidamente, já que há um sistema pensado para que a catalogação tenha foco na usabilidade. 3. Segurança das informações Papéis podem ser facilmente extraviados sem que haja uma percepção imediata. Ou seja, um documento pode ser retirado da empresa e só será notado quando essa referência for necessária novamente. Por meio de um arquivamento especializado, há um controle muito maior do acesso e retirada das informações importantes. Assim, é possível acompanhar quem teve acesso aos dados e proteger os dados sensíveis corporativos. 4. Redução de custos A guarda de documentos pede um espaço reservado apenas para isso, o que gera custos para a organização e nem sempre traz o resultado esperado. Com a empresa especializada, essa verba será melhor empregada, sem a necessidade do uso de um local único para a guarda dos documentos. Ao liberar a sala dos papéis físicos, é possível instituir um novo departamento ou local espaços menores para instituir a corporação. 5. Digitalização de documentos Muitos registros devem ser mantidos em sua versão original, porém o contato direto com esses papéis pode prejudicar sua integridade. Por isso, vale a pena digitalizar esses dados, com o uso dessas versões para a consulta. As versões físicas podem ser arquivadas no local apropriado, protegidas de roubos e do contato de agentes externos. 6. Privacidade dos dados A empresa de guarda de documentos garante a privacidade das informações corporativas. Há um cuidado extremo dos profissionais para o controle do acesso aos dados, e o manuseio é apenas autorizado a pessoas credenciadas. Para aproveitar todas essas 6 vantagens, é importante contar com empresas de arquivo de documentos eficiente e capaz de trazer um potencial competitivo para o negócio. Procure referências que tenham uma boa expertise na área e ofereçam toda a organização e atenção que os documentos corporativos exigem. Que tal conhecer os serviços da SOS Docs? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
COMUNICADO SOS DOCS COVID-19
Comunicado da SOS Docs para seus colaboradores, clientes e sociedade em geral.
