Guarda de documentos: tudo o que você precisa saber!

Imagem principal da postagem Guarda de documentos: tudo o que você precisa saber! 29/07/2019, 11:43 hrs
Por SOS Docs

As empresas têm buscado cada vez mais opções que possam trazer dinamismo e diferenciais e, ao mesmo tempo, querem reduzir custos. Nesse contexto, elas estão terceirizando uma série de processos, de modo que possam focar apenas naquilo em que são especialistas e, assim, agregar mais valor aos seus clientes. A guarda de documentos é uma dessas atividades.

Ao optar por um parceiro que faça toda a gestão documental, sua empresa poderá vivenciar inúmeros benefícios, que vão desde a economia até a otimização de recursos e aumento no desempenho de seus colaboradores.

No artigo de hoje trazemos mais informações a respeito da guarda de documentos e tudo o que você precisa saber antes de tomar a decisão de contar com um fornecedor desse tipo de serviço.


O que é a guarda de documentos?

Toda empresa, independentemente do setor, no exercício de suas rotinas gera uma quantidade gigantesca de documentos em papel. Aqui no Brasil, em função do excesso de burocracia estatal, essa questão se torna ainda mais crítica. São protocolos, registros de cartório, contratos, notas. Uma infinidade de tipos de certidões que precisa ser guardada e cuidada.

Para fazer esse processo internamente, você deve ter no seu quadro de colaboradores pelo menos um arquivista. Esse é o profissional capacitado para fazer a gestão da informação documental, criando lógicas de registro e indexação que permitam acessar os dados sempre que isso for necessário. Ele também é responsável por sinalizar as melhores práticas e ajudar na definição da criação e manutenção dos espaços físicos de forma adequada.

Porém, hoje é possível contar com fornecedores que oferecem o serviço de guarda de documentos. Esse é o processo de gerenciamento, tanto em termos de manutenção quanto de armazenagem e rastreamento de todos os registros que forem importantes para a empresa. Essas instituições contam com arquivistas e demais especialistas nessa questão, fazendo com que você não precise internalizar esses custos.

Ou seja, quando há uma decisão de terceirização dessa atividade, você transfere para um terceiro a responsabilidade por essas tarefas. Esse parceiro conduzirá os processos correlacionados à gestão de documentos, transferindo para a sua empresa todo seu conhecimento a respeito do assunto.


O que faz uma empresa de guarda de documentos?

A guarda de documentos é um tipo de serviço que pode ser contratado por empresas interessadas em terceirizar a gestão desses registros. Dessa forma, o contratado deve oferecer ao contratante toda a infraestrutura necessária para que o arquivamento dessas informações ocorra da melhor maneira possível.

Dessa forma, a contratante não precisa mais manter em suas dependências próprias um espaço dedicado para o arquivamento dos papéis que são representativos. Eles passam a ser identificados e enviados para que a empresa de guarda de documentos faça a gestão.

Essas empresas são especialistas na administração de registros. Isso quer dizer que elas dominam as técnicas para classificar, separar os documentos por tipo e ordem de importância. Elas também podem ajudar na definição dos requisitos de acesso, contribuindo para a elaboração de políticas e sinalizando quais colaboradores devem ou não acessar cada informação.

Há normalmente a opção de digitalizar as cópias originais e disponibilizá-las em meio eletrônico para que possam ser utilizadas no dia a dia, sem prejuízo à integridade dos documentos arquivados.


Quais os tipos de guarda de documentos?

Conceitualmente, um documento é qualquer tipo de registro de informações que são passíveis de uso como fonte de provas materiais sobre um determinado entendimento ou deliberação. Na maioria das vezes, utilizamos cópias impressas em papel para essa finalidade, mas existem outras opções.

Por esse motivo, a guarda de documentos também apresenta tipos diferentes, de acordo com a natureza do exemplar em questão.


Guarda física

A guarda física se remete ao tipo mais habitual de guarda de documentos. Nessa modalidade, a empresa contratada deve disponibilizar espaço para fazer o arquivamento dos registros de quem a contratou de forma adequada — não se trata de simplesmente ter salas ou galpões e empilhar as caixas com os papéis.

Toda a informação precisa ser preparada, classificada, agrupada e identificada para que seja guardada de acordo com critérios de arquivamento. Mesmo estando fora das dependências da empresa, ela deve poder acessar a informação original o mais rápido o possível sempre que for preciso.


Guarda de mídia

O conceito de mídia é bastante amplo. Consiste de todo o conjunto de meios de comunicação utilizados para transmitir informações. Quando falamos de documentos, entendemos como mídia todas as formas de registro que são diferentes do tradicional papel. Isso inclui CDs, DVDs, HDs externos, microfilmes e todo e qualquer tipo de dispositivo capaz de armazenar dados de interesse.

A guarda de mídias deve estar preparada lidar com as questões de segurança, no que diz respeito à confidencialidade das informações e também em relação aos elementos que possam comprometer a integridade, que podem ser diferentes do que na questão dos papéis.

Além disso, existem normas técnicas, como a ABNT 11515 e ISO IEC 27.002 que precisam ser observadas e seguidas nesse tipo de trabalho.


Documentos na nuvem

Com a melhoria nas tecnologias computacionais e no setor de telecomunicações que estamos vivenciando já há alguns anos, novas soluções têm surgido e estão mudando diversas questões em âmbito corporativo. Uma delas é a possibilidade do armazenamento de informações na chamada “nuvem”.

Antes, qualquer arquivo eletrônico precisava ficar guardado na memória física de um computador ou servidor para que pudesse ser acessado e utilizado. Depois, esses dispositivos foram evoluindo e tornaram-se portáteis. Passamos a contar com disquetes, CDs e depois pen-drives. Até os celulares podem ser utilizados para guardar e editar esses registros.

Agora, existe a opção de armazenar esses documentos em servidores terceirizados, acessando-os por meio da internet em qualquer tipo de dispositivo conectado. Com isso, o investimento em computadores e servidores próprios diminui muito. Além disso, é possível economizar também em espaço físico.

A guarda de documento na nuvem requer uma série de questões relacionadas à segurança da informação. É preciso resguardar os dados em relação aos ataques de hackers, vírus e outros problemas relacionados que podem ocorrer. Porém, é importante ressaltar que as empresas que oferecem esses serviços são especialistas e têm muito mais capacidade de lidar com esse tipo de adversidade do que quando você sobre um ataque dessa natureza.


Qual a importância da guarda de documentos?

Muitos empresários costumam negligenciar a questão da gestão documental. Não há diretrizes ou políticas definidas, e com isso cada colaborador faz o arquivamento das informações como acha que seja mais correto.

Você sempre poderá encontrar papéis e arquivos importantes dentro das gavetas dos funcionários ou, até mesmo, em outros locais ainda mais impróprios quando não há orientação correta nesse sentido.

Investir para ter uma guarda de documentos interna é um processo bastante custoso. Além de grandes espaços que poderiam ser utilizados para outras coisas, você precisará contratar pessoas com formação para lidar com esse processo de maneira mais profissionalizada.

É preciso notar que muitos documentos devem ser mantidos pelas corporações e até mesmo pelas pessoas para atender requisitos legais. Há diversos prazos que devem ser observados, que vão desde informações típicas de departamento de pessoal e RH, guias de quitação de impostos e até informações passíveis de auditoria.

Listamos alguns desses documentos com os seus referidos prazos, apenas para exemplificação.

  • os acordos de compensação e de prorrogação de horas, bem como as cartas com pedidos de demissão, assinados juntos aos trabalhadores e seus representantes legais precisam ser mantidos por até 5 anos durante a validade dos contratos e por até 2 anos após a rescisão;
  • guias da RAIS (Relação Anual de Informações Sindicais) e da Previdência Social, bem como outras informações relativas à folha de pagamento precisam ser arquivadas por até 10 anos;
  • os comprovantes de depósito do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e todas as guias correlatas devem ser mantidos por 30 anos;
  • outras informações como contratos de trabalho, atas com decisões e políticas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) e livros de registros de empregados não tem tempo determinado, ou seja, precisam ser mantidas indefinidamente.

Esse processo todo pode ser muito complexo, são muitos formulários que precisam ser armazenados, com altos custos para manter os espaços e para ter pessoas dedicadas ao trabalho. Sendo assim, a guarda de documentos surge como uma alternativa excelente.

Quando seus arquivos estão desorganizados e os colaboradores não sabem o que fazer, você corre alto risco de perder competitividade. Seja em situações mais simples, muito embora não sejam menos custosas, em que seus funcionários vão gastar tempo procurando informações em vez de se dedicarem ao que interessa.

Isso acontece mesmo em casos em que realmente você deixará de fazer negócios ou mesmo pagará multas por não conseguir acessar certidões comprobatórias.


Por que gestão automatizada é mais vantajosa?

Como já dissemos, as empresas geram e recebem uma quantidade enorme de documentos hoje em dia. São propostas, formulários, contratos, notas de compra, certidões de quitação de tributos. Todo esse fluxo é muito complexo de ser realizado, principalmente quando falamos do excesso de interferência de operadores humanos.

Somos sujeito a falhas e erros e somos influenciados por diversas questões. Em compensação, as máquinas são constituídas de forma a fazer sempre tudo do mesmo jeito. Exatamente por isso, em tarefas repetitivas e nas quais a criatividade ou soluções diferenciadas não são exigidas, a automatização passa a ser extremamente recomendável.

A gestão automatizada transforma documentos físicos em eletrônicos. Os originais podem ser guardados (preferencialmente de forma terceirizada, como vimos) e você pode lidar com as informações de uma maneira bem fácil e rápida.

Os softwares de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) já são uma realidade e deixar de investir neles pode fazer com que sua empresa fique para trás na comparação com os concorrentes. Eles permitem um compartilhamento mais ágil e seguro, já que limitam o acesso e registram tudo o que foi visto por cada usuário, bem como as eventuais alterações.


Por que contratar uma empresa de guarda de documentos?

Mesmo sabendo da importância de se arquivar e armazenar corretamente as informações pode ser que você ainda tenha dúvidas sobre terceirizar ou não esse processo. Ao contratar uma empresa especializada na guarda de documentos, você poderá experimentar diversas vantagens.

Sendo assim, é importante que você as conheça. Ao compreender os benefícios, você poderá também fazer uma melhor avaliação dos serviços que lhe forem oferecidos. Por esse motivo, listamos aqui algumas delas.


Economia de espaço

As empresas, principalmente nas grandes cidades, têm uma dificuldade latente no que diz respeito aos espaços. Os aluguéis são muito caros, fazer investimentos de compra então, nem se fala. Ou seja, é preciso otimizar a utilização das áreas disponíveis, focando naquilo que realmente interessa.

Então, ao repassar a responsabilidade do arquivamento dos documentos para um terceirizado, você poderá liberar espaço, fazendo a avaliação entre devolver salas eventualmente alugadas ou mesmo utilizá-las para outras atividades mais rentáveis.


Redução de custos

Além da questão relacionada ao aluguel, terceirizar a guarda de documentos pode trazer novas maneiras de reduzir os custos. Você passa a utilizar menos cópias impressas, pois os originais ficam armazenadas na empresa que foi contratada. Dessa forma, quando as pessoas precisam apenas das informações de cada item, elas acessam as cópias eletrônicas.

Há também a economia gerada por problemas relacionados a possíveis perdas. Quando um órgão do governo exige a comprovação de determinada quitação de tributos ou outra questão desse tipo, caso você não consiga encontrar o arquivo, você poderá ter problemas. Ou mesmo quando se trata de uma negociação para uma fusão ou aquisição. Ter a garantia de que os documentos originais estão bem guardados aumenta a segurança das operações.


Agilidade nas buscas

As cópias eletrônicas geradas para uso rotineiro são bem mais fáceis de serem acessadas. Elas ficam disponíveis no sistema e a biblioteca pode ser organizada de acordo com as necessidades da companhia. Já as originais, recebem o tratamento correto. Como são classificadas e indexadas, basta entrar em contato com a empresa de guarda que deve disponibilizá-las de imediato, conforme estabelecido em contrato.

Essa é uma questão bastante crítica, pois, quando você não arquiva seus documentos corretamente, os colaboradores perdem muito tempo procurando, o que leva a impactos significativos na produtividade.

Além de promover maior agilidade, esse tipo de sistemática favorece a colaboração entre as equipes, inclusive quando elas se encontram em locais diferentes. Os documentos podem ser compartilhados e editados com um controle mais eficiente das versões produzidas, minimizando erros.


Maior segurança

Essa é uma das principais vantagens de se contratar uma empresa para fazer a guarda de seus documentos. Os arquivos estão sempre sujeitos a uma série de riscos e que nem sempre são levados em consideração de maneira preventiva. É bem comum só atentar para eles depois que os problemas acontecem — às vezes, isso acontece de forma irreversível.

Lidar com documentos requer diversos cuidados. Um deles diz respeito ao vazamento de informações. Quando você arquiva de maneira incorreta, pessoas mal intencionadas podem acessá-los de maneira indevida, comprometendo suas operações.

Já quando a guarda é terceirizada, apenas os usuários autorizados têm contato com as informações e há um registro de todas as alterações eventualmente realizadas. As empresas de armazenamento contam com toda a segurança em termos de TI para evitar ataques cibernéticos e também com profissional capacitado para evitar roubos dos arquivos originais.

Além disso, é importante resguardar os documentos em seus aspectos físicos. Eles podem se deteriorar pela própria ação do tempo e riscos naturais ou por outros problemas mais sérios como infestação de pragas, incêndios e inundações. Quando você mantém arquivos em sua própria empresa, nem sempre eles são cuidados da maneira que deve.

Na maioria das vezes, eles tendem a ocupar salas inapropriadas, ficando empoeirados e sujeitos ao mofo, fungos e outros. É muito comum que as pessoas deem atenção a esses documentos apenas no momento de necessidade, e isso pode ser tarde demais. A integridade já pode ter sido comprometida.

As empresas que oferecem o serviço de gestão documental contam com espaços climatizados e totalmente preparados para intervenções, caso haja alguma situação emergencial.


Qualidade no serviço prestado

Quando você não conta com um parceiro para a guarda de documentos, uma dessas duas coisas acontece: ou você precisa gastar muito para contratar profissionais internos que possam fazer a gestão de maneira adequada ou a tendência é que haja desorganização em algum grau.

Empresas especializadas em prestar serviços melhoram muito seus processos, pois transferem todo o conhecimento que têm. Ou seja, você não contrata apenas a execução, mais sim as melhores práticas do mercado, funcionando como uma consultoria que pode, inclusive, orientar para que mudanças aconteçam de forma a otimizar seus processos e rotinas.

Sem dúvidas, a qualidade observada é muito maior do que quando se tenta gerenciar os documentos por com pessoal próprio.


Como escolher a empresa parceira ideal?

É claro, como em qualquer tipo de prestação de serviço, você deve observar diversos itens antes de optar por um fornecedor. É importante pesquisar sobre a reputação da empresa no mercado, buscando eventualmente interagir com clientes para saber o que acham da experiência e como é o relacionamento entre as partes.

Quando for avaliar as empresas de guarda de documentos, você também deve observar as soluções oferecidas para medir se cabem em seu orçamento. Às vezes, suas necessidades podem ser cobertas de maneira mais simples, enquanto a empresa está tentando vender algo mais elaborado. Fique atento quando for negociar para não ser ludibriado nesse sentido.

Inclusive, essa questão do atendimento é algo fundamental na tomada de decisão. Tente mapear a capacidade de suporte oferecida pelo fornecedor, identificando se ele tem profissionais para atendê-lo em qualquer momento que precisar, seja para acessar as cópias originais, seja para resolver eventuais problemas no software GED.

Avalie também a infraestrutura física e os profissionais da terceirizada. Faça visitas, conheça o espaço físico, verifique se está condizente com o que foi oferecido e avalie as questões geográficas. Todo cuidado é pouco, afinal, essas informações são de grande importância para seu negócio, e escolher um parceiro errado pode se transformar em um grande problema.

Outro ponto imprescindível é a questão das interfaces com os sistemas que você já utiliza. Algumas integrações precisam ser muito customizadas, o que eleva os investimentos e aumenta os prazos de implantação. Verifique se a solução oferecida pode ser colocada em prática de uma maneira condizente com o que você deseja.

Existem empresas renomadas e sérias que fazem desse serviço sua missão, entregando valor para quem confia no trabalho deles. Basta optar por uma que atenda esses requisitos para poder ficar tranquilo e resolver essa questão.

Ou seja, a terceirização da guarda de documentos é um caminho que precisa ser avaliado por toda empresa que queira permanecer relevante e competitiva. O processo de conservação de informações é complexo e dispendioso quando realizado pelo próprio negócio. Terceirizar a responsabilidade sobre essa atividade permitirá que você foque seus recursos naquilo que sua empresa realmente sabe fazer, deixando a gestão de seus registros com quem entende de fato do assunto.

Quando você não cuida corretamente da gestão de documentos, está sujeito a vivenciar problemas como a perda de tempo, altos gastos para a manutenção de espaços, além de prejuízos em virtude da deterioração de informações importantes. Isso sem falar nas insatisfações geradas junto aos seus colaboradores, que podem se tornar improdutivos em virtude da desorganização.

Lembre-se que, muitas vezes, a opção de terceirização é vista como custo, mas é, na verdade, um investimento que gera reduções de gastos correntes. Se levarmos em consideração a economia dos aluguéis e dos profissionais que você não precisará internalizar, bem como o aumento de produtividade dos outros colaboradores, optar por esse modelo de negócio se apresenta como sendo uma alternativa economicamente interessante.

Contar com uma empresa referenciada nessa atividade pode fazer toda a diferença. A SOS Docs atua há quase 10 anos oferecendo todo tipo de serviço ligado à gestão documental. Com sede em Brasília, temos capacidade para atender nossos clientes de maneira sólida e constante, prezando sempre pela segurança e pelo bom relacionamento.

Entre em contato conosco, agende uma reunião com um consultor especialista e venha descobrir como podemos resolver os problemas relacionados à guarda de documentos em seu negócio!