Por que a gestão de documentos no setor privado é importante?

Imagem principal da postagem Por que a gestão de documentos no setor privado é importante? 29/07/2019, 11:46 hrs
Por SOS Docs

A quantidade de informações geradas e recebidas pelas empresas atualmente é absurda. Nesse contexto, a gestão de documentos no setor privado se torna imprescindível. Criar uma sistemática para a administração e controle desses dados, baseada em soluções tecnológicas e processos, é um caminho inevitável para todo negócio que deseja ter sucesso.

No artigo de hoje, você poderá entender melhor a importância de uma boa gestão de documentos e como ela pode influenciar positivamente a escalabilidade das empresas, beneficiando todas as operações.


O que é um sistema de gestão de documentos?

A sistemática do gerenciamento de documentos é parte de um conjunto de ferramentas e práticas que são fundamentais no mundo digitalmente avançado de hoje. Não importa se é uma empresa de tecnologia, saúde, manufatura, automóveis, produtos de beleza, finanças ou qualquer outro mercado. Em todos eles, há o uso extensivo de documentos.

A definição mais abrangente para um sistema de gestão de documentos trata tanto do software que permite a criação, armazenamento, gerenciamento, indexação, proteção e recuperação de documentos, como de todas as políticas definidas para o trâmite e acesso a essas informações, sejam elas físicas ou digitais.

A maioria dos sistemas desse tipo integra informações armazenadas na nuvem com os dados de registro das cópias físicas, que passam a ser corretamente guardadas em espaços apropriados. Mas não se trata apenas disso. Quando pensamos na gestão, precisamos entender toda a estrutura que facilita o fluxo de informações críticas por toda a organização.

Um bom sistema de gerenciamento pode ajudar a organizar todos os seus arquivos e dados em um só lugar, facilitando o controle e acelerando o fluxo de trabalho. Isso melhora a precisão e fornece acesso remoto 24 horas a documentos de qualquer parte do mundo, por meio das cópias digitalizadas.

Assim, a escolha de um sistema robusto de gerenciamento de documentos permite que você permaneça um passo à frente da concorrência e forneça todas as informações de que seus funcionários precisam para realizar seu trabalho com eficiência.


O que há de tão relevante na gestão de documentos no setor privado?

Os documentos são o alicerce de qualquer negócio. Eles desempenham um papel central na facilitação do bom funcionamento e sucesso geral. Não há absolutamente nenhuma empresa que consiga passar um dia sem criar e compartilhar novas informações documentadas. Isso inclui folhetos de marketing, propostas de projetos, termos técnicos, diretrizes de RH, materiais de treinamento e contratos com fornecedores, para citar apenas alguns.

A rápida digitalização do nosso mundo levou a um crescimento exponencial de dados e conteúdo de negócios. Esses documentos são geralmente espalhados por todo o lugar, principalmente em seus dispositivos digitais — você pode ter arquivos do Word armazenados em aplicativos na nuvem, nas áreas de trabalho dos computadores utilizados pelos colaboradores, em anexos de e-mail e assim por diante.

E o que acontece quando você não consegue encontrar um arquivo no meio de uma reunião? Ou quando seu gerente imediatamente precisa desse documento importante, mas você não se lembra de onde o armazenou?

A organização de seus arquivos digitais é um aspecto muitas vezes esquecido, e isso é ainda mais complexo em termos digitais, porque você não consegue ter a sensação da bagunça, como acontece com arquivos em papel. Assim, você pode não sentir que tem um problema até não conseguir encontrar um determinado arquivo.

Já perdeu tempo precioso procurando por um documento em seu computador, em mensagens de bate-papo, em seus anexos de e-mail etc.? Gerenciar essa bagunça digital, que, muitas vezes, não é estruturada, e disponibilizá-la para seus funcionários, clientes, parceiros ou outras partes interessadas não é uma tarefa fácil.

Os colaboradores que não conseguem encontrar os documentos certos na hora em que precisam tendem a ter problemas em seu dia a dia. Há outros benefícios associados ao correto gerenciamento de documentos.


Melhorar a comunicação e cooperação

Ter um sistema de gestão de documentos promove uma colaboração mais rápida e fácil entre os funcionários, especialmente em diferentes locais geográficos. Ao ter a capacidade de acessar documentos de modo ágil e compartilhá-los por meio de um espaço de trabalho on-line, como uma intranet ou outro sistema, os usuários podem trabalhar juntos no mesmo projeto sem grandes dificuldades.

Por meio de outros recursos de colaboração incluídos nos softwares, esses documentos podem ser salvos e compartilhados entre os funcionários em toda a organização.


Obter maior capacidade no controle de versões

Para grandes organizações, manter as informações sempre atualizadas pode ser uma luta. Esse é um problema comum quando não se adota um sistema de gerenciamento de documentos. Esse tipo de solução torna o processo de controle de arquivos mais fácil.

Os usuários podem simplesmente carregar um documento e gerenciar as atualizações e versões on-line. Isso pode, inclusive, ser feito de maneira automatizada, gerando os backups sempre que qualquer alteração for realizada.


Cortar custos

Tempo é, provavelmente, o recurso mais escasso no mundo atual. Quando as pessoas perdem preciosos minutos (ou até horas) para localizar um documento específico que era necessário em dado momento, isso pode acarretar inúmeros problemas.

Além de deixar de fazer outras atividades mais importantes, a ausência de um documento pode pesar em decisões erradas ou mesmo na perda de oportunidades, num cenário de erros potencialmente dispendiosos, uma vez que os gerentes podem estar sem acesso às melhores informações para suportar escolhas.

Com todas as informações organizadas e bem arquivadas, a localização fica muito mais simples e rápida — sem falar em eventuais problemas gerados pela perda de documentos, como o pagamento de multas para os órgãos fiscais ou situações complicadas em processos de auditoria.


Ganhar produtividade

Carregar, editar, rastrear e compartilhar documentos leva metade do tempo com um sistema de gestão de documentos adequado. Por isso, permite que os colaboradores sejam mais produtivos e eficientes.

O tempo que antes era gasto pesquisando informações em vários locais agora pode ser usado para produzir mais atividades que agregam valor. Desde que haja permissão, os dados de interesse podem ser acessados de qualquer lugar, inclusive de casa ou no trecho de uma viagem. Isso torna tudo mais instantâneo e dinâmico.

A gestão de documentos no setor privado não é apenas uma opção, mas uma necessidade. Qualquer empresa que queira continuar competitiva no mercado precisa fazer investimentos nesse sentido.

Gostou deste artigo? Então, que tal saber mais sobre como incluir transformação digital em seu negócio? Até a próxima!