O que é RDC-Arq de documentos e qual a sua importância?
Repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), em linhas gerais, é um ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais norteado por requisitos, nacionais e internacionais, de segurança da informação. No contexto brasileiro, o principal instrumento oficial que orienta a implantação de diretrizes dos repositórios arquivísticos confiáveis é a Resolução Nº 43, de 04 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de arquivos (CONARQ). Saiba tudo sobre o assunto e sua importância neste post! Qual a importância de implantar o RDC-Arq nas instituições? Com a crescente produção de documentos digitais e natos digitais, as instituições passaram a produzir informações de valores inestimáveis, além de documentos com notória importância comprobatória e jurídica. Esses documentos, na maior parte dos casos, precisam ser preservados à longo prazo ou permanentemente. Nesse contexto, a criação de um ambiente com requisitos sólidos de segurança e preservação se faz necessário, para garantir a segurança das informações e a memória das instituições. O RDC-Arq foi desenvolvido com o intuito de suprir essa indigência. Atualmente no mercado, há modelos de repositórios de código aberto (gratuitos), com baixo custo de manutenção para as organizações e que são aderentes às legislações brasileiras. O RDC-Arq faz parte da transformação tecnológica das instituições. A transição do ambiente analógico para o digital exige que o façamos com total segurança e confiabilidade jurídica. Por onde começar? Há que se garantir que, antes de buscar o RDC-Arq, a instituição possui algumas ferramentas de gestão da informação, tais como tabela de temporalidade e plano de classificação das atividades meio e fim e um sistema de gestão de informações arquivísticas (SIGAD ou GED), para garantir uma organização primaria dos documentos. Após isso, encontre especialistas para a implementação. É importante buscar empresas que possuam profissionais especializados em transformação digital, que tenham experiência na implantação do RDC-Arq no mercado. Atualmente, a SOS Docs conta com um time de ponta, composto por Arquivistas, Arquitetos da informação e Desenvolvedores de Sistemas que se dedicam ao universo do RDC-Arq. Saiba mais acessando nossa página dedicada ao tema rdcarq.com.br
Confira 4 dicas sobre como armazenar documentos!
Os arquivos de um negócio são fundamentais para o seu funcionamento. Justamente por isso, eles devem ser mantidos em um ambiente sólido e livre de riscos. Mas saber como armazenar documentos não é uma tarefa simples. O processo de armazenamento de dados corporativos deve ser feito com planejamento e medidas de segurança adequadas. Além disso, é importante contar com mecanismos, como a tabela de temporalidade. Assim, você poderá manter os dados corretos a salvo. Quer saber mais sobre o tema e como armazenar documentos? Então, continue a leitura! Por que é importante manter dados bem armazenados? Dados corporativos são uma das bases do funcionamento de qualquer negócio. Informações tributárias, registros de contabilidade e de vendas não só tornam as rotinas mais fáceis de serem executadas, mas também ajudam no planejamento futuro. Basta considerar os processos de campanha de marketing estruturados com o apoio de dados de vendas do passado. Em alguns casos, o seu armazenamento é uma obrigação legal. A empresa deve, por lei, manter registros contábeis e tributários por um determinado período. Se o negócio não faz isso, pode sofrer multas e outros tipos de penalidades. Por isso, saber como armazenar documentos deve ser visto como uma medida que vai além da otimização das rotinas internas: isso garante que a empresa ficará em dia com as suas obrigações regulatórias e boas práticas de compliance. Como a tabela de temporalidade ajuda a empresa a organizar documentos? A tabela de temporalidade é um documento que registra o prazo de armazenamento obrigatório de cada documento. Na gestão de dados, ela é fundamental. Afinal, permite que o negócio mantenha apenas os arquivos corretos e faça o descarte adequado de registros que não terão mais valor no seu dia a dia. Como organizar documentos com qualidade? Para organizar documentos com qualidade, alguns passos devem ser tomados. Eles tornam a rotina de coleta, classificação e filtragem de dados mais rápida e precisa. Confira a seguir 4 passos que podem ser tomados com esse fim! 1. Escolha as formas de arquivamento O primeiro passo é saber que mecanismos serão utilizados para arquivar os dados. O ideal é que a empresa combine meios digitais com físicos. Assim, ela consegue manter os registros acessíveis em qualquer lugar e garantir a continuidade da empresa sempre. 2. Estabeleça regras de acesso Para evitar vazamentos, é crucial que regras de controle de acesso sejam aplicadas. Elas devem ser feitas considerando o perfil de trabalho de cada time e os riscos que as operações mantêm. Isso permitirá que equipes mantenham o acesso aos seus dados sem comprometer a confiabilidade da empresa. 3. Atente-se ao modo como os dados são organizados Uma boa organização é fundamental para o sucesso das suas estratégias de gestão de arquivos. Por isso faça classificações com base em nome, categoria, prazo de armazenamento e outros pontos que sejam relevantes. Isso tornará o controle, o acesso e o descarte muito mais ágil e preciso. 4. Conte com o apoio de um parceiro especializado no tema Existe uma série de boas práticas que podem ser aplicadas quando falamos de como armazenar documentos corporativos. Por isso, é importante contar com um parceiro especializado. Ele guiará o negócio a partir das melhores práticas do setor, evitando erros e decisões inadequadas. Arquivos corporativos representam, muitas vezes, o histórico da empresa ao longo da sua vida. Eles ajudam o negócio a entender a sua história e a definir os próximos passos. Ao mesmo tempo, podem ser utilizados para auditorias internas e externas, validando as boas práticas de gestão. Por isso, é fundamental que todos saibam como armazenar documentos corporativos. Isso permitirá ao gestor identificar problemas rapidamente, manter-se dentro de normas legais e evitar vazamentos. Assim, a empresa poderá manter a sua continuidade livre de riscos operacionais sempre. Gostou dessas dicas? Então, acompanha a gente no Facebook e no LinkedIn para ter acesso a outros conteúdos como esse!
5 dicas para a organização de documentos digitais
A organização de documentos digitais é algo que deve fazer parte do dia a dia de qualquer empresa. Conforme a transformação digital avança, essa rotina ganha mais destaque no ambiente corporativo. Afinal, ter registros bem gerenciados é um passo básico para manter um fluxo de trabalho de qualidade. Organizar dados também ajuda o negócio a extrair mais valor de cada item. Além disso, aumenta a produtividade da equipe com buscas de informações mais rápidas. Mas para ter sucesso, esse tipo de atividade deve ser feita com cuidado. Quer saber quais são? Então confira no texto a seguir as melhores estratégias para organização de documentos digitais! 1. Limpar pastas temporárias A limpeza de arquivos temporários ajuda a manter somente os dados que são importantes dentro dos seus sistemas de armazenamento. Como consequência, haverá uma redução no tempo necessário para organizar e encontrar registros. Por isso não deixe de executar a remoção regular de arquivos que não são mais úteis e podem ser apagados. Assim, encontrar o que é necessário será muito mais simples. 2. Definir nomes dos arquivos de modo inteligente Com uma estrutura de nomes padronizada, será muito mais fácil encontrar dados no futuro e utilizá-los da forma correta. Portanto, é importante que as equipes mantenham uma organização bem estruturada. A definição de nomes de arquivos e pastas deve ser objetiva e clara. É importante, aliás, evitar dados com nomes duplicados: isso reduz a dificuldade para encontrar o registro correto em momentos de alta demanda. 3. Fazer cópias de segurança Uma política de backup de dados é crucial para reduzir os riscos de perder dados. Ela deve considerar o perfil do negócio e o tipo de cada arquivo. O importante é que as cópias sejam feitas em mais de um local. Também devem ser realizados testes de integridade e implementadas normas de acesso. Isso garante que os registros estarão acessíveis quando necessário. 4. Utilizar a tecnologia Soluções de TI podem ajudar a empresa a otimizar a organização e o monitoramento do uso dos dados. Existem aplicativos que facilitam o compartilhamento de registros com segurança. Há também tecnologias voltadas para o controle do acesso a dados. O apoio da TI também ajuda na gestão de dados físicos. Eles podem ser escaneados e acessados digitalmente. Dessa maneira, a empresa mantém a sua habilidade de utilizar registros de forma ampla e segura. 5. Ter regras de segurança Normas de controle de acesso e compliance evitam vazamentos de dados e dão mais confiabilidade para os registros. Por isso elas devem ser utilizadas sempre. Bem formuladas, a empresa consegue manter as suas operações funcionais sem lidar com brechas de segurança. Dados corporativos de boa qualidade são a base para uma boa tomada de decisões e a otimização do planejamento. Justamente por isso o negócio precisa estar atento ao modo como organiza as suas informações: erros nessa área podem prejudicar a habilidade de escolher os caminhos certos e ainda pode colocar a companhia exposta a multas. Portanto, sempre busque os caminhos adequados para executar a organização de documentos digitais do seu negócio. Faça ajustes conforme as melhores práticas do mercado. Isso permitirá que a empresa sempre faça o melhor uso possível dos seus registros internos. Gostou desse post e quer saber mais sobre como otimizar o dia a dia do seu negócio? Então assine já a newsletter do blog!
