Como a Microfilmagem Pode Ajudar na Guarda de Documentos?

A gestão de documentos está entre os principais desafios de qualquer organização. Com o passar do tempo, o acumulo de arquivos tende a exigir procedimentos cada vez mais rígidos e precisos para evitar perdas. Processos inadequados trazem muitos riscos e resultam em custos desnecessários. Por isso, muitas empresas adotam a microfilmagem para resolver essa questão.

Nosso objetivo, neste post, é apresentar algumas informações básicas sobre a aplicação da microfilmagem. Além de compreender como esse recurso é utilizado na guarda de documentos. Você conhecerá os aspectos legais e burocráticos relacionados a ele, incluindo as regulamentações que determinam o que fazer com os arquivos originais. Confira!

O que é microfilmagem?

A microfilmagem é a reprodução de um documento com o uso de métodos fotográficos ou eletrônicos. Ao contrário da digitalização de documentos, que apenas converte as imagens para códigos digitais, a microfilmagem também faz com que as informações fiquem registradas em filme.

Diferentes dos negativos comuns, que são de celulose e costumam ser muito frágeis, esses filmes são compostos de poliéster e acetato. Isso confere, aos materiais de microfilmagem, uma superfície bastante resistente à sujeira e à ação do tempo. A durabilidade de um microfilme pode chegar a 500 anos e esse fator, certamente, é um diferencial em relação a outros métodos de reprodução e armazenamento de informações.

Antes da realização da microfilmagem, os documentos são digitalizados e indexados em um sistema que facilita o acesso às informações contidas neles. Em seguida, todos os dados são processados e transferidos para o microfilme.

Existem softwares específicos para a gestão de documentos, feitos para facilitar a captura, a gestão e a recuperação das informações. Assim, o processo de microfilmagem também agrega uma das características mais interessantes das técnicas de digitalização. Pois, é possível pesquisar, consultar e compartilhar os arquivos em tempo real. 

Por ser uma ferramenta extremamente útil para a organização do ambiente de trabalho, a técnica de microfilmagem de arquivos já é aplicada por vários tipos de organizações, incluindo bibliotecas, universidades, órgãos públicos e empresas de todos os portes. 

Como a microfilmagem é utilizada na guarda de documentos?

Quando utilizada para o arquivamento de documentos, a microfilmagem assume duas funções básicas. A primeira delas é a substituição, que permite a eliminação dos arquivos originais. Os documentos, que antes formavam pilhas enormes e ocupavam salas inteiras, podem ser armazenados em poucos centímetros de filme. Além de economizar espaço físico, a técnica facilita o acesso às informações, contribuindo para a otimização de processos.

A segunda função é a preservação dos arquivos. Documentos em papel sofrem um desgaste natural, ao longo do tempo, o que pode resultar em perda de informações importantes. Quando os dados ficam gravados em filmes, sua durabilidade aumenta. Além disso, como se trata de um método analógico, a microfilmagem não está tão suscetível às mudanças constantes de tecnologia.

Outro aspecto que reforça a utilidade dos microfilmes para a conservação de informações importantes é que eles podem ser duplicados facilmente. Assim, é possível manter várias cópias de um documento armazenadas em locais diferentes. Isso aumenta, ainda mais, o nível de segurança dos dados registrados, pois eles não estarão vulneráveis a catástrofes, como incêndios ou inundações.

O que a diz a legislação sobre o uso da microfilmagem?

A primeira utilização da microfilmagem no Brasil ocorreu em 1943, quando o tenente da marinha, Hélio Barthem, acreditou que a técnica tinha um bom potencial de mercado e trouxe os primeiros equipamentos do exterior. O projeto não evoluiu, pois ainda não existiam leis que dessem suporte a essa atividade. 

Com o desenvolvimento que o país teve nas décadas seguintes, os órgãos públicos passaram a demandar métodos mais eficientes para armazenar sua documentação, que já ocupava grandes espaços nas repartições. As primeiras disposições sobre o uso da microfilmagem surgiram em um decreto, de 1963, que tratava do serviço de arquivos da aeronáutica.

A Lei 5.433 e o decreto 1.799

As disposições anteriores passaram pelo Congresso Nacional e se transformaram na Lei 5.433, sancionada em 1968. Ela reconhece a legitimidade desse procedimento, garantindo que os documentos microfilmados tenham o mesmo valor jurídico dado aos originais. Foi a partir desse momento que a microfilmagem passou a ser aplicada em larga escala, o que representou uma revolução tecnológica nos serviços notariais e registrais do país.

Em 1996, o decreto 1.799 trouxe uma série de recomendações adicionais para complementar o texto da legislação anterior. Ela especifica, por exemplo, os detalhes que garantem a validade jurídica dos microfilmes. Para que os documentos microfilmados sejam legalmente aceitos, eles precisam conter os seguintes elementos de identificação:

  • local;
  • data;
  • descrição;
  • nome;
  • qualificação;
  • assinatura do responsável.

O decreto também especifica os materiais e equipamentos obrigatórios que os profissionais da área precisam utilizar para realizar a microfilmagem. É necessário assegurar que as informações dos documentos originais serão reproduzidas fielmente.

As empresas responsáveis pela microfilmagem de documentos de terceiros devem fornecer uma declaração, na qual garantem que o padrão de qualidade do serviço segue todas as exigências do decreto e informam quem são os responsáveis pelo manuseio e conservação dos filmes. 

Quanto à eliminação dos originais, a Lei 5.433 já previa que as autoridades responsáveis os destruíssem, utilizando métodos como a incineração ou a destruição mecânica. O decreto 1.799 determina algumas condições para que isso seja feito. Por questões de segurança, o material reproduzido deve ser revisado antes da eliminação dos originais e os responsáveis devem emitir um termo que confirme e autorize o procedimento.

Vale destacar que, em algumas situações, os originais devem ser mantidos de forma compulsória, por períodos específicos ou até indefinidamente. Isso vale principalmente para documentos públicos, que podem ter uma data de prescrição legal.

A microfilmagem torna a gestão de arquivos muito mais prática e segura, trazendo agilidade aos processos operacionais. Se você está a procura desse serviço em Brasília, a SOS Docs oferece a higienização, organização, digitalização e guarda de documentos, além de desenvolver softwares que eliminam a necessidade de documentos em papel.

Quer saber mais? Entre em contato com nossa equipe e veja como adotar a microfilmagem e outras soluções de guarda de documentos ideais para as necessidades da sua empresa. 

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