Confira 4 dicas sobre como armazenar documentos!

Publicado por Sosdocs em 01 de October de 2020

Os arquivos de um negócio são fundamentais para o seu funcionamento. Justamente por isso, eles devem ser mantidos em um ambiente sólido e livre de riscos. Mas saber como armazenar documentos não é uma tarefa simples.

O processo de armazenamento de dados corporativos deve ser feito com planejamento e medidas de segurança adequadas. Além disso, é importante contar com mecanismos, como a tabela de temporalidade. Assim, você poderá manter os dados corretos a salvo.

Quer saber mais sobre o tema e como armazenar documentos? Então, continue a leitura!

Por que é importante manter dados bem armazenados?

Dados corporativos são uma das bases do funcionamento de qualquer negócio. Informações tributárias, registros de contabilidade e de vendas não só tornam as rotinas mais fáceis de serem executadas, mas também ajudam no planejamento futuro. Basta considerar os processos de campanha de marketing estruturados com o apoio de dados de vendas do passado.

Em alguns casos, o seu armazenamento é uma obrigação legal. A empresa deve, por lei, manter registros contábeis e tributários por um determinado período.

Se o negócio não faz isso, pode sofrer multas e outros tipos de penalidades. Por isso, saber como armazenar documentos deve ser visto como uma medida que vai além da otimização das rotinas internas: isso garante que a empresa ficará em dia com as suas obrigações regulatórias e boas práticas de compliance.

Como a tabela de temporalidade ajuda a empresa a organizar documentos?

A tabela de temporalidade é um documento que registra o prazo de armazenamento obrigatório de cada documento. Na gestão de dados, ela é fundamental. Afinal, permite que o negócio mantenha apenas os arquivos corretos e faça o descarte adequado de registros que não terão mais valor no seu dia a dia.

Como organizar documentos com qualidade?

Para organizar documentos com qualidade, alguns passos devem ser tomados. Eles tornam a rotina de coleta, classificação e filtragem de dados mais rápida e precisa. Confira a seguir 4 passos que podem ser tomados com esse fim!

1. Escolha as formas de arquivamento

O primeiro passo é saber que mecanismos serão utilizados para arquivar os dados. O ideal é que a empresa combine meios digitais com físicos. Assim, ela consegue manter os registros acessíveis em qualquer lugar e garantir a continuidade da empresa sempre.

2. Estabeleça regras de acesso

Para evitar vazamentos, é crucial que regras de controle de acesso sejam aplicadas. Elas devem ser feitas considerando o perfil de trabalho de cada time e os riscos que as operações mantêm. Isso permitirá que equipes mantenham o acesso aos seus dados sem comprometer a confiabilidade da empresa.

3. Atente-se ao modo como os dados são organizados

Uma boa organização é fundamental para o sucesso das suas estratégias de gestão de arquivos. Por isso faça classificações com base em nome, categoria, prazo de armazenamento e outros pontos que sejam relevantes. Isso tornará o controle, o acesso e o descarte muito mais ágil e preciso.

4. Conte com o apoio de um parceiro especializado no tema

Existe uma série de boas práticas que podem ser aplicadas quando falamos de como armazenar documentos corporativos. Por isso, é importante contar com um parceiro especializado. Ele guiará o negócio a partir das melhores práticas do setor, evitando erros e decisões inadequadas.

Arquivos corporativos representam, muitas vezes, o histórico da empresa ao longo da sua vida. Eles ajudam o negócio a entender a sua história e a definir os próximos passos. Ao mesmo tempo, podem ser utilizados para auditorias internas e externas, validando as boas práticas de gestão.

Por isso, é fundamental que todos saibam como armazenar documentos corporativos. Isso permitirá ao gestor identificar problemas rapidamente, manter-se dentro de normas legais e evitar vazamentos. Assim, a empresa poderá manter a sua continuidade livre de riscos operacionais sempre.

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