Como funciona a digitalização de documentos?

Publicado por Sosdocs em 12 de March de 2021

Toda empresa possui um grande volume de documentos, com informações valiosas que não podem ser descartadas. Quanto maior o porte do negócio, maior o número de documentos produzidos. Já pensou o trabalho e o gasto que isso gera? Pensando nisso, surgiu a digitalização de documentos. Mas no que consiste a digitalização? 

É o processo através do qual um dado analógico é digitalizado. Com a digitalização, a informação é preservada e segura, gerando diversos benefícios para a empresa e para o planeta. Além da segurança da informação, custos são menores e a eficiência da gestão se torna melhor pela rapidez em conseguir acessar um determinado documento. 

Para empresas que entenderam que devem priorizar a documentação de forma digital, alguns itens são necessários. A digitalização é feita através de equipamentos, como scanners, e um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), software especializado, que pode ser adaptado de acordo com a necessidade da empresa.

Dependendo do volume de documentos, fazer essa tarefa manualmente pode ser muito lenta, tendo que direcionar um grande número de colaboradores para executá-la. A melhor opção é contratar o serviço de digitalização de documentos que trará a melhor solução e um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ideal para seu negócio.

Quais são as etapas da digitalização de documentos? 

Delegar seu time para digitalizar documentos pode ser mais trabalhoso do que imagina. A digitalização não é só escanear um documento, mas uma série de etapas que permitem que a documentação e a informação se mantenham preservadas e seguras. Conheça mais quais são as etapas da digitalização de documentos e como esse processo é feito. 

Classificar

A primeira etapa da digitalização consiste em classificar todos os documentos disponíveis. Os especialistas em arquivos irão separar, folha por folha, definindo de qual natureza é o documento.

Ao classificar o documento, é possível saber quais são de extrema importância, documentos que são amplamente solicitados e aqueles que podem até mesmo ser descartados, através da destruição segura. 

Reordenar

A etapa da reordenação envolve o processo de definir quais são os setores de cada documento e suas categorias. 

Essa etapa é importante porque ao digitalizar, cada documento já estará englobado no sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na classificação correta, facilitando a localização da informação.

Higienizar

A higienização é uma etapa crucial da digitalização: é nesse momento que todos os grampos, materiais estranhos e outros itens que possam estar junto com os documentos serão retirados. 

O que é muito comum acontecer é, pelo grande tempo guardado em casos, muitas folhas são corrompidas por fungos e outros organismos que podem prejudicar a saúde de quem manuseia.

Indexar

Após a digitalização do documento, a próxima etapa é a indexação. Nesse momento, o arquivo passará pelo software e será, de fato, digitalizado.

Nessa etapa, o documento será indexado ao software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, sendo classificado e organizado de acordo com as necessidades de empresa e gestor.

Quais são os benefícios da digitalização de documentos?

São muitas as vantagens de utilizar a informação de forma digital. Conheça agora alguns dos benefícios e decida de vez passar pela transformação digital do seu negócio.

1- Mais espaço

Imagine o espaço que será liberado ao digitalizar todo o volume de documentos impressos que sua empresa possui? Muitas empresas possuem salas específicas para a guarda de documentos, tornando o espaço inutilizado e até mesmo podendo ocorrer sinistros, que podem danificar os documentos.

Ao optar pela digitalização de documentos, essas salas podem ser otimizadas para outras funções e necessidades do negócio. Seu time agradecerá e produzirá mais em ter mais espaço!

2- Rapidez em localizar informações

Todos os dias, uma empresa produz um volume gigantesco de documentos. Imagine localizar uma informação em meio a essa grande quantidade de páginas?

Ao digitalizar os documentos, a informação pode ser encontrada em segundos através do sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Todos os documentos são classificados e ordenados mediante as categorias, o que facilita ainda mais a localização da informação, independente da data ou origem do documento.

3- Segurança das informações

A possibilidade de ocorrer sinistros, acidentes ou perdas de documentos importantes é grande quando se fala em papel. Você sabia que, segundo uma pesquisa feita pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a cada 12 segundos um documento é extraviado em empresas brasileiras?

Isso significa que mais de 7 mil documentos são perdidos todos os dias em nosso país. A perda de documentos gera multas altas, o que pode ser um grande transtorno em sua empresa. De fato, cuidar da documentação e da informação do seu negócio necessita ser uma prioridade nesse mundo digital. 

A digitalização dos documentos é a solução para evitar perdas, e assim, evitar transtornos com seus colaboradores e clientes.

4- Maior economia nos custos

Segundo a InfoMoney, o governo brasileiro economizou nos cofres públicos, aproximadamente, R$ 345,42 milhões, ao digitalizar quase 500 serviços, com redução de papéis e funcionários. 

Essa economia não é somente para o governo: as empresas que objetivarem e optarem pela digitalização dos seus documentos também terá corte de gastos e poderá direcionar esse valor para outros setores. Menos papel, menos burocracia.

A digitalização de documentos é para todos

Sem dúvidas, empresas que querem estar no topo do mercado precisam passar por uma transformação digital. A SOS Docs é uma empresa especializada em serviços relacionados à Tecnologia e Gestão da Informação, voltada para o atendimento personalizado com segurança e eficiência. Sua empresa está pronta para digitalizar seus documentos? Fale com um consultor e saiba como podemos te ajudar!

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