Fique por dentro de 5 vantagens de um Software de GED

Atualmente, um software de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) tem sido bastante procurada por empresas interessadas em otimizar o acesso às informações contidas em cada registro — antes, isso somente era possível por meio da busca física em arquivos.

Nesse sentido, a tarefa caracterizava-se por ser um processo bastante burocrático e moroso, com inúmeras perdas que resultavam em ineficiência. Por outro lado, hoje em dia, ela pode ser realizada de forma simples e prática, com excelentes benefícios.

Neste artigo, você vai conferir o que é um software de GED e quais são as melhorias que a adoção dela pode levar para sua empresa. Acompanhe!

O que é um Software de Gestão Eletrônica de Documentos?

Por GED (Gestão Eletrônica de Documentos) entendemos a utilização de tecnologias digitais para realizar o controle, a armazenagem, o compartilhamento e o backup de informações que têm como origem diversos tipos de registros — principalmente em papel, mas também em microfilmes, imagens, sons e planilhas eletrônicas.

A partir de computadores, o GED permite aos colaboradores um acesso simplificado a documentos que antes existiam apenas em arquivos físicos. Dessa forma, as informações podem ser visualizadas de qualquer lugar do mundo via web, o que torna o trabalho mais ágil e fácil.

Além disso, a prática aumenta a segurança e a integridade dos documentos originais, na medida em que a digitalização reduz o manuseio. As cópias primárias passam a ser acessadas apenas em momentos nos quais isso for imprescindível, como para atender alguma regulamentação do governo.

Por meio do GED, a empresa pode trabalhar em padrões de organização associados a índices de pesquisa e recuperação, de modo que os documentos, ou mesmo informações específicas neles contidas, possam ser localizados com facilidade em qualquer momento.

Esses índices normalmente incluem dados de cadastro, como data de elaboração, autor, fonte, número da versão, códigos de armazenamento, entre outros, cabendo ao responsável pelo registro incluir diversas outras informações de acordo com seus interesses, de modo a tornar o gerenciamento adequado às demandas da empresa.

É possível, também, liberar ou restringir os acessos, criando diferentes tipos de permissões para cada usuário em um certo documento. Há a possibilidade de customizar quem são as pessoas que podem apenas visualizar e quais podem imprimir ou mesmo alterar as informações.

Quais são os benefícios de se implantar um Software de GED?

Um Software de Gestão Eletrônica de Documentos traz inúmeras vantagens para as empresas. Pode ser utilizada por todo tipo de organização, desde indústrias de grande porte, hospitais e outros prestadores de serviço até pequenas instituições, pois sua aplicação é modular. Isso faz com que você possa procurar pelas soluções que melhor adequam-se à sua realidade. A seguir, veja alguns dos principais benefícios que esses sistemas podem oferecer.

1. Otimização do tempo

Com um GED, você consegue ter mais precisão e rapidez quando precisar localizar informações. Isso porque o sistema organiza e faz a indexação do conteúdo. Dessa forma, você poderá observar ganhos de produtividade dos colaboradores, visto que eles deixam de perder tempo quando precisam acessar os documentos, fazendo com que o processo ocorra de maneira muito mais eficaz.

2. Controle das informações

Como o acesso passa a ser customizável, você pode controlar quem está usando cada documento e com qual finalidade. Pode até mesmo impedir que pessoas não autorizadas visualizem determinados conteúdos. É, sem dúvida, um ganho significativo no que diz respeito à segurança das informações.

3. Redução de custos

Com o passar do tempo, você poderá aferir reduções expressivas na quantidade de impressões e cópias, que passam a ser desnecessárias na maioria das vezes. Além disso, seus espaços tornam-se mais organizados e você também minimiza os custos com impressoras e manutenções.

4. Proteção de arquivos

Ao optar por práticas de GED, você pode ainda contar com um fornecedor para fazer a guarda de documentos originais. Essas empresas são especialistas em garantir a integridade dos registros, protegendo-os contra incêndios, inundações, pragas, roubos etc. Até mesmo para atender legislações, é bastante importante que a usabilidade desse material seja preservada ao longo do tempo.

5. Minimização da utilização de espaços

A partir da implantação de um GED, sua empresa passará a ter uma menor necessidade de espaços físicos para armazenar documentos em papel. É bastante comum ver casos em que existe a demanda, por exemplo, por alugar salas adicionais apenas para manter um arquivo. Com o gerenciamento eletrônico, isso se torna algo mais difícil de acontecer.

Como utilizar um Software de GED em sua empresa?

Para fazer a implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, é importante estar atento a alguns pontos. Entre eles, podemos destacar os documentos corporativos de um grau elevado de relevância, então deve-se investir tempo no planejamento das atividades para que o processo ocorra de maneira tranquila e com impactos reduzidos na rotina dos afetados.

Primeiramente, é preciso verificar a disponibilidade de colaboradores para fazer a organização e a classificação dos documentos, elegendo responsáveis que vão definir o que deve ser digitalizado ou não. Quanto maior for a quantidade de registros, maior será a necessidade de mão de obra para executar essa tarefa. É preciso ter atenção nessa triagem desde o momento zero, pois erros podem prejudicar e atrasar a implantação.

Depois que o sistema já estiver fazendo parte do dia a dia das pessoas, tudo se tornará mais fácil, uma vez que todos já saberão o que precisa ser feito. Ainda assim, é preciso eleger quem serão os funcionários que zelarão pela manutenção e operação do sistema.

Faz-se fundamental criar métodos de categorização, estabelecendo quais critérios serão utilizados para classificar cada documento. Por exemplo, criar chaves para separação por tipo, código de classificação arquivística, relevância e tempo que o documento precisa ser preservado, segundos requisitos legais.

Por fim, estabelecer as credenciais de acesso, dando poder estritamente a quem pode acessar e modificar as informações e determinando quais são os colaboradores que podem apenas visualizar e imprimir os documentos. Essa é uma prerrogativa muito importante que estará sob o controle de quem vier a ser o responsável pelo sistema.

A Gestão Eletrônica de Documentos é uma metodologia que traz diversas vantagens para as empresas que optam por sua utilização. Sua implantação muda significativamente a forma de trabalhar, gerando impactos positivos na produtividade, nos custos, na segurança e na facilidade de acesso às informações.

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