Gestão de documentos de RH: como organizar de forma eficiente?

Os documentos físicos ainda fazem parte do funcionamento diário de qualquer tipo de negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. No entanto, à medida que o número de colaboradores aumenta, a quantidade de dados a serem armazenados, proporcionalmente, expande. A partir disso, a gestão de documentos de RH passa a ser um ponto de preocupação dos diretores e gestores nas companhias.

Isso porque os desafios com a identificação, segurança, manutenção e atualização dos arquivos de natureza previdenciária e trabalhista tornam-se cada vez mais complexos pelos volumes crescentes de informação e, muitas vezes, pela carência de espaços físicos suficientes para o armazenamento.

Para resolver esses problemas de uma vez por todas, continue conosco neste post e conheça algumas das melhores práticas de organização e armazenamento documental nos setores de RH das empresas.

Agrupe por categorias e datas

A má organização de arquivos físicos, inevitavelmente, ocasiona perdas excessivas de tempo dos colaboradores com a busca de simples documentos. Assim, com o intuito de eliminar problemas do gênero, a categorização cronológica e por tema dos acervos é uma medida bastante efetiva.

Além disso, diante do fato de que a maioria dos documentos utilizados pelos departamentos de RH está vinculada aos históricos profissionais dos colaboradores (contratados e demitidos), é de boa prática arquivística separá-los por funcionários em pastas ou caixas individualizadas.  

Para isso, a fim de que papéis não sejam amassados ou mesmo deteriorados pela compressão, é interessante sempre mantê-los com espaçamentos livres de, no mínimo, 3 centímetros dentro desses organizadores.

Deixe as salas de arquivamento adequadas às condições recomendadas

Os espaços onde são recebidos os acervos também merecem alguns cuidados para garantir o bom estado de conservação dos documentos ao longo do tempo.

Por isso, o controle climático é o primeiro ponto crucial a ser avaliado. Assim, é recomendável que as salas de arquivamento sejam mantidas sob temperatura de, aproximadamente, 20º C com umidade relativa do ar entre 45% e 55%.

Além disso, a depender do nível de sigilo empresarial das informações armazenadas, a adoção de medidas restritivas de acesso e a instalação de câmeras CCTV em pontos estratégicos nas empresas podem ser necessárias.

Opte pela digitalização

Embora a categorização e a manutenção dos documentos em ambientes adequados auxiliem na conservação dos acervos empresariais, muitas vezes, a busca rápida de arquivos específicos ainda pode continuar sendo uma problemática.

Isso porque, a cada ano, centenas de documentos são criados e incorporados aos bancos de dados, expandindo a demanda por espaços que sejam capazes de receber toda a nova carga documental — o que, em algumas empresas, pode ser inviável.

Assim, a digitalização dos documentos físicos tem se demonstrado uma alternativa vantajosa para o controle e acesso facilitado das informações empresariais. Isso porque, com o escaneamento, tais conteúdos são visualizados em questão de poucos cliques sem a necessidade de procurá-los fisicamente nos acervos.

Embora, em casos muito específicos, a procura nos arquivos físicos acabe sendo necessária, como a anexação das folhas de pagamento em processos judiciais trabalhistas, de modo geral, a visualização digitalizada dessas informações por si só basta, otimizando o tempo de trabalho dos colaboradores.

Adote um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Combinada à digitalização de documentos, a implantação de um Software de Gestão Eletrônica dos Documentos (GED) potencializa o controle, o acesso e atualização dos dados empresariais.

Afinal, esse software detém uma diversidade de funcionalidades eficientes, como a geração de relatórios sobre a usabilidade ou dispensabilidade de cada documento armazenado — tanto no acervo físico, quanto no digital.

Além disso, o sistema permite que diversos colaboradores visualizem simultaneamente um mesmo arquivo digitalizado ou eletrônico na rede. No entanto, para maior segurança, geralmente também estão incluídas opções restritivas de acesso ou alteração, mantendo a autenticidade dos documentos.

Conheça quais são os prazos de guarda

Conhecer os prazos de guarda é essencial para o exercício de uma gestão documental em conformidade às determinações legais.

Isso porque, em sentido contrário, o descarte antecipado de arquivos pode incorrer em multas e outras penalizações excessivamente onerosas para as empresas e diretores, caso a demonstração probatória seja requerida pela autoridade.

Nesse sentido, por exemplo, documentos como aviso prévio e termo de rescisão contratual, devem ser mantidos por 2 anos, a contar do término do vínculo trabalhista. O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), por 3 anos, a partir da sua postagem.

Os documentos sujeitos à fiscalização do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) ou da Receita Federal, como folhas de pagamento e salário-maternidade, não devem ser descartados antes do período mínimo de 5 ou 10 anos, a depender do caso. A guarda do PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) é obrigatória por 20 anos e os documentos pertinentes ao FGTS, por 30 anos.

Durante esses prazos, tais documentos precisam ser armazenados nos denominados arquivos inativos (ou intermediários), ou seja, em locais externos às empresas ou não tão próximos aos seus colaboradores usuários, afinal, são pouco utilizados. Nesses casos, a digitalização também é extremamente recomendada, pois facilita o acesso dessas informações, quando necessário.

Além disso, alguns tipos de documento devem ficar sob responsabilidade das empresas por tempo indeterminado, como os livros de atas da CIPA e os livros de inspeção do trabalho. Como não podem ser eliminados, o armazenamento é feito em arquivos mortos (ou permanentes) com baixa probabilidade de acesso e utilização. Aqui, as observações sobre digitalização se aplicam igualmente.

Treine as equipes

A incorporação de tecnologias de ponta e de técnicas de gestão documental nas empresas é, necessariamente, acompanhada pelo preparo individualizado dos colaboradores nos setores de RH.

Por isso, logo que digitalizados os documentos e implantado um GED nas empresas, é fundamental que treinamentos sejam ministrados para que os benefícios de inclusão dessas sistemáticas sejam, efetivamente, percebidos em pouco tempo.

Além disso, é essencial que as eventuais alterações na lei, no tocante aos prazos de guarda, também sejam amplamente divulgadas entre as equipes para garantir o cumprimento pelas empresas das novas regras arquivísticas.

Terceirize a gestão de documentos de RH

A organização, categorização, higienização, digitalização e descarte são práticas comuns para a boa conservação desses dados físicos. No entanto, tais tarefas consideradas bastante burocráticas, requerem um dispêndio elevado de tempo dos funcionários.

Por isso, a terceirização desses serviços pode solucionar essa questão, à medida que uma empresa especializada estará incumbida no desempenho ágil de todas as etapas de gestão documental.

A SOS Docs, por exemplo, destaca-se no mercado pela alta capacitação técnica de seus arquivistas, altamente qualificados, juntamente com especialistas com certificações CDIA+AIIM ECM Specialist, AIIM ECM Implementation Specialist, dentre outros.

Assim, as equipes deixam de se preocupar com tarefas do gênero, sendo redirecionadas para outras funções mais específicas. Com isso, diretores e gestores, em pouco tempo, conseguem notar um aumento na produtividade e, consequentemente, na lucratividade dos negócios.

Ainda que sejam muitos os detalhes a serem considerados para garantir o bom estado de conservação e integralidade dos conteúdos arquivísticos, a categorização cronológica e temática, os cuidados com a temperatura ambiente e umidade das salas, bem como a implantação de um software GED são práticas organizacionais bastante eficientes.

Para facilitar todo esse processo, a contratação de uma empresa especializada, como a SOS Docs, pode fazer toda a diferença na qualidade de planejamento e execução da gestão de documentos de RH.

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