Guarda de documentos para contabilidade/ o que você precisa saber!

Por serem relativamente simples, as metodologias de guarda de documentos de contabilidade acabam sendo subestimadas por muitos colaboradores. Ainda assim, é essencial estabelecer uma cultura organizacional de armazenamento de arquivos nas empresas em virtude dos seus benefícios proporcionados aos negócios.

Afinal, desde que algumas práticas de rotina sejam bem aplicadas, em pouco tempo, os acervos informacionais dos departamentos conseguem ser sistematicamente ordenados, mais bem integrados à contabilidade e otimizados. 

Então, continue conosco neste artigo para conferir os documentos essenciais que precisam ser entregues aos profissionais contábeis, os prazos legais de guarda e as melhores dicas de armazenamento seguro e prático. Acompanhe!

Qual é a importância da guarda de documentos nas empresas?

Ainda que o segmento, tamanho da empresa e o regime tributário influenciem nos encargos trabalhistas, fiscais e previdenciários, qualquer pessoa jurídica está incumbida na emissão de uma série de documentos. 

Isso porque esses registros são os elementos de apoio dos contadores para a realização de cálculos referentes às obrigações corporativas e para posterior quitação. 

Contudo, esses documentos também precisam ser armazenados em locais seguros por prazos variáveis de acordo com cada tipo de arquivo — conforme será explicado na sequência — para que sejam apresentados perante as autoridades, caso solicitados.

Quais são os documentos trabalhistas e previdenciários obrigatórios? Por quanto tempo devem ser guardados?

Documentos de regulamentação direta ou indiretamente relacionados aos vínculos de trabalho dos colaboradores (funcionários e autônomos) são de responsabilidade exclusiva das empresas contratantes.

Por isso, é preciso efetuar o repasse aos contadores de todos os dados condizentes, como cartões de ponto, horas extras, férias e aviso prévio — preferencialmente, até o final de cada mês. 

Em geral, esses arquivos devem ser mantidos pelas companhias por, no mínimo, 2 anos após a data de rescisão contratual ou, se ainda em vigência, 5 anos caso seja necessária a sua comprovação na esfera judicial ou extrajudicial.

No entanto, esses prazos podem variar. Documentos como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT) e o recolhimento do FGTS não podem ser descartados antes de ultrapassados os seus 3, 5 e 30 anos de existência, respectivamente.

Os documentos de natureza previdenciária, reflexos das relações de trabalho, também são de responsabilidade primária das empresas empregadoras. Porém, por imposição legal, as guias de recolhimento, os atestados médicos por incapacidade temporária e os recibos de salário-maternidade, por exemplo, devem ser guardados por, no mínimo, 10 anos.

Quais são os documentos fiscais obrigatórios de acordo com o regime tributário optado?

As documentações de natureza tributária variam bastante de acordo com o regime de enquadramento fiscal de cada empresa.

Por exemplo, negócios que optam pelo Simples Nacional estão responsáveis pelo pagamento mensal do DAS (Documento de Arrecadação Simplificada) e pela declaração anual do DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), que deve ser entregue até o dia 31 de março. Esses arquivos precisam ser mantidos nos acervos corporativos por 5 anos.

Por outro lado, empresas que não estão enquadradas nesse regime simplificado ficam encarregadas pela apuração e quitação dos diversos tributos decorrentes das transações comerciais, como o CSLL e o COFINS, por meio da emissão e do pagamento de guias específicas — armazenadas pelo mesmo prazo quinquenal. 

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e a Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF), como obrigações acessórias, precisam ser periodicamente emitidas pelos contadores e guardadas por 5 anos. 

Quais são os documentos de natureza contábil?

Livro de inventário e livro de entrada e saída estão entre os diversos documentos mandatórios de responsabilidade das empresas de pequeno, médio e grande porte.

Esses registros auxiliam na comprovação de transações comerciais ocorridas durante todo o exercício financeiro, além de darem suporte informacional às análises estratégias para a realização de melhorias no desempenho de vendas, por exemplo.

As notas fiscais, embora não sejam documentos essencialmente contábeis, desempenham papel importante na contabilidade, uma vez que elas são meios de controle e comprovação dos fluxos de compra de mercadorias atacadistas e de venda aos consumidores finais. Por isso, precisam ser guardadas com atenção especial.

O período de armazenamento dos livros contábeis e das notas fiscais é de 5 anos. Isso porque, após transcorrido o prazo, as autoridades fazendárias perdem o direito de reivindicar o pagamento dos débitos pretéritos (prescrição fiscal).

O que pode ser feito para uma guarda de documentos de contabilidade mais segura?

Com a adoção de práticas simples, é possível otimizar a forma como esses documentos transitam dentro das empresas. Para isso, confira as nossas dicas de como armazená-los com praticidade e segurança!

Separe os documentos por pastas

De nada adianta manter todos os documentos legais obrigatórios, se não podem ser localizados com facilidade no momento em que são requisitados. Por isso, é fundamental que estejam separados por pastas de acordo com a origem, tipo, data de criação e finalidade. 

Efetue organizações periódicas

Mesmo em empresas que já consolidaram uma cultura organizacional de guarda de arquivos, a circulação constante de documentos físicos pode provocar um nível alarmante de desordem nos dados corporativos em pouco tempo.

Por esse motivo, a definição de uma data mensal específica de checagem e reorganização auxilia na manutenção dos acervos, evitando perdas e prejuízos futuros em decorrência da impossibilidade de localização de arquivos eventualmente retirados ou trocados.

Digitalize e use documentos digitais

Sem dúvida, a presença de recursos tecnológicos nas empresas é capaz de otimizar exponencialmente os fluxos de trabalho. Isso porque tarefas manuais e burocráticas passam a ser desempenhas por sistemas gerenciais de automação em um tempo menor e de modo mais seguro.

Nesse sentido, a digitalização viabiliza o acesso aos arquivos pelos colaboradores sem a necessidade de localização de documentos físicos originais. Afinal, dessa maneira, os documentos requisitados podem ser visualizados em qualquer dispositivo eletrônico.

Contrate uma empresa especializada em guarda de documentos

A terceirização da guarda documental também é uma excelente forma de garantir uma organização mais profissional dos arquivos corporativos. Afinal, mensalmente, empresas são obrigadas a efetuar o repasse de uma série de documentos aos contadores para aferição dos cálculos trabalhistas, fiscais, previdenciários e contábeis.

O armazenamento desses mesmos arquivos por prazos variáveis é também requisito básico para se garantir a segurança jurídica e financeira das companhias. Para isso, empresas como a SOS Docs fazem a prestação de serviços técnicos desempenhados pelos maiores especialistas da área arquivística do Distrito Federal. 

A adoção de uma cultura organizacional direcionada à guarda de documentos de contabilidade mostra-se indiscutivelmente necessária para que os acervos estejam sempre organizados, integrados e acessíveis.

Quer entender melhor como a SOS Docs pode ajudar a sua empresa na guarda de documentos? Entre em contato conosco.

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