O que é gestão de documentos e como a empresa pode se beneficiar

Seja por falta de conhecimento prático, seja por recursos limitados, o fato é que muitas empresas se deparam com grandes dificuldades para armazenar e gerenciar seus documentos e informações importantes, por não realizarem a gestão de documentos.

Em geral, muitos empresários só prestam a atenção nas necessidades de seus arquivos quando acontecem problemas como o extravio de um documento, ou a perda de dados da empresa por desorganização, o que pode impactar em multas e prejuízos.

Por isso, neste conteúdo, falaremos sobre alguns aspectos importantes sobre a gestão de documentos e como ela pode proporcionar benefícios para o seu negócio. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura deste artigo!

O que é gestão de documentos?

Também conhecida como gestão documental, a gestão de documentos — de acordo com a Lei N° 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 — é o conjunto de operações e procedimentos relacionados à sua produção, tramitação, uso, avaliação e destinação em fase corrente e intermediária, com a finalidade de eliminar, recolher ou fazer sua guarda permanente.

Considerando que existe um prazo de guarda para os documentos — definido pela legislação em vigor — e, após esse prazo, pode-se descartá-los, é importante gerenciar esse setor adequadamente para evitar o acúmulo de informações que já cessaram seu uso.

Além disso, o processo de descarte ajuda a evitar custos desnecessários com armazenamento, além de otimizar a segurança do negócio, minimizando a possibilidade de que informações estratégicas possam cair em mãos erradas.

Para que serve a gestão de documentos?

Administrar os documentos da empresa da forma correta é um procedimento que permite que a produção, o controle, a gestão e a manutenção das informações sejam realizadas com mais eficácia e economia, além de facilitar as fases de arquivamento e gerenciamento de maneira sustentável e ágil.

Outro aspecto relevante é a recuperação dos dados, tanto em questões de quantidade quanto de qualidade, já que, na maioria dos casos, é comum que se desperdice um tempo valioso em busca de uma informação específica contida apenas em documentos.

Todos esses fatores estão ligados à preservação e à manutenção do banco de dados da instituição. O banco de dados, por sua vez, consiste no ambiente em que todas as informações importantes da empresa são armazenadas e gerenciadas.

Podemos afirmar que a gestão de documentos também tem a finalidade de otimizar o uso dos dados em um empreendimento, tornando o seu uso ideal e atendendo com eficiência todas as partes interessadas.

Quais são as fases da gestão de documentos?

Com base no cotidiano dos processos operacionais e a natureza das atividades de uma empresa, a gestão documental deve acontecer em duas fases distintas.

Fase corrente

Consiste no momento em que o documento está em constante atividade. Ou seja, ele ainda é utilizado com frequência, como em fluxos de caixa. Sendo assim, precisam ser armazenados e organizados de modo em que os colaboradores possam encontrá-los com facilidade e rapidez.

Fase intermediária

Tratam-se dos documentos que têm uma frequência de acesso reduzida em relação à fase corrente, como o contrato social da empresa. São documentos que aguardam sua destinação final, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação.

A gestão documental é composta por diferentes etapas: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.

Produção

São os processos em que os documentos são elaborados em face das atividades da empresa/instituição, ou seja, é a criação dos documentos. Hoje, são comumente elaborados em suporte físico (geralmente papel) ou natodigitais (suporte eletrônico).

Nessa etapa do processo é preciso racionalizar, evitando que documentos desnecessários sejam gerados.

Utilização/tramitação

É a etapa em que o documento é utilizado. Abrange atividades de protocolo, como classificação, organização e arquivamento, além da criação de regras de acesso, como consulta, cópia e empréstimo, de acordo com as funções administrativas do negócio.

Destinação

Consiste na fase em que é possível determinar o prazo de guarda dos documentos nas fases Corrente e Intermediária. O processo é feito tendo, como parâmetro, a análise e avaliação dos documentos, com a finalidade de eliminá-los ou guardá-los permanentemente nos casos de perda de valor ou guarda permanente, respectivamente.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Por estar diretamente ligada à organização dos arquivos e informações da empresa, permitindo que sejam armazenadas e organizadas da melhor forma possível, é fundamental conhecer os benefícios proporcionados pela gestão de documentos.

Redução de custos

Uma boa gestão de documentos evita o acúmulo de documentos desnecessários, eliminando custos com armazenamento de papéis, o que reflete na otimização da lucratividade do negócio.

Agilidade na tomada de decisões

O fato de os documentos poderem ser acessados com muito mais facilidade, por conta dos procedimentos de organização, melhora a tomada de decisões, tornando-a mais produtiva e efetiva. A busca pelos documentos, registros e todo o tipo de informações importantes do negócio se torna mais eficiente.

Organização

A economia de espaço físico da empresa é um dos principais benefícios promovidos pela gestão documental, já que tem ligação com a organização e evita o acúmulo de documentos que já cumpriram suas atividades.

Redução de tempo

Documentos digitalizados proporcionam economia de tempo gasto em tarefas cotidianas. Por isso, uma das grandes vantagens da gestão de documentos é o acesso facilitado às informações por meio de soluções tecnológicas, sem a necessidade do manuseio nos suporte físicos.

Segurança

Em função da importância de cada documento para a organização, faz-se necessário lidar com processos que garantam a segurança em todas as fases da gestão de documentos, evitando riscos de extravios ou danos dos materiais.

Assim, a prática da gestão documental faz com que se armazene mídias e documentos sensíveis em lugares adequados para cada tipo de suporte, a fim de zelar pelas informações das empresas. Em outros casos, o uso da tecnologia — que elimina a necessidade de papel —, por meio de softwares, garante maior segurança dos dados e permite um controle maior sobre o acesso.

Um dos pilares da gestão documental é promover o descarte adequado e seguro das informações, evitando o vazamento de informações sensíveis — dados pessoais, por exemplo — com o descarte inadequado ou acidental.

Padronização

Por fim, a padronização gerada por processos administrativos bem organizados em relação aos documentos da empresa proporciona benefícios inestimáveis, tornando o cotidiano operacional muito mais produtivo.

Além disso, promove o compartilhamento ágil e prático entre os variados departamentos da empresa, clientes, fornecedores e a quem possa interessar. Dessa forma, a gestão de documentos é um conjunto de processos altamente relevantes para a organização de documentos e todo o tipo de informações importantes das empresas.

Se esses processos não forem bem definidos, a companhia tende a ficar vulnerável à perdas e extravios de dados relevantes, além de se expor à insegurança de ter suas informações em mãos erradas.

Você ainda tem alguma dúvida sobre como realizar a gestão de documentos e quais benefícios ela pode oferecer à empresa? Entre em contato com a gente e conheça a solução ideal para você!



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