O que faz um arquivista de documentos e porque você precisa dele?

Trabalhar com arquivo não é tão simples como algumas pessoas pensam. Em várias empresas, colaboradores insistem em entulhar documentos de modo desordenado, sem nenhum cuidado com a classificação e organização. Isso traz sérios impactos ao longo do tempo, pois quando é preciso acessar uma informação com agilidade, às vezes, não é possível. Para resolver essa questão, o arquivista de documentos é o profissional ideal.

É ele que tem todo o conhecimento para analisar e organizar os documentos, fazendo com que estejam acessíveis e sejam tratados de maneira a garantir a integridade do suporte e da informação.

Neste post, você entenderá mais a respeito das funções deste importante especialista e como seu trabalho pode ajudar sua empresa!

Quais as principais atividades do arquivista?

Os arquivistas de documentos são aqueles profissionais com formação superior em Arquivologia, que reúnem conhecimentos que os permite se tornarem responsáveis pela gestão de informações contidas em documentos, seja qual for o suporte. No geral, podem trabalhar no âmbito público ou privado, com dados de cunho histórico, governamental, administrativo, científico ou literário, e também com gravações sonoras e filmes.

O trabalho consiste em organizar, de acordo com as melhores práticas e técnicas conceituadas na área arquivística. Isso permite sistematizar a armazenagem e identificar os conjuntos documentais. Com isso, os documentos ficam acessíveis e podem ser utilizados sempre que houver necessidade, visto que facilitam a consulta e preservam a integridade.

É importante que o arquivista tenha um perfil versátil, com alta capacidade de avaliação crítica e de gerenciamento de pessoas, uma vez que seu trabalho pode ser desenvolvido contando com uma equipe multidisciplinar, além de envolver todos os setores da empresa.

Uma boa gestão pode ajudar na economia de espaços físicos e de outros gastos, por exemplo, quando uma empresa acaba pagando multas porque não consegue acessar determinados comprovantes.

A seguir, veremos quais as principais atividades do arquivista.

Avaliar e organizar documentos

O arquivista é responsável por receber, por exemplo, protocolos, processos de compras, dossiês funcionais, contratos, cópias de certidões e todos os outros documentos arquivísticos que precisam ser preservados, enquanto são utéis para a instituição. Então, ele pode avaliar cada um deles e aplicar os critérios de classificação que tiverem sido estabelecidos pela empresa para que sejam guardados de forma organizada e sejam preservados.

Sem o arquivista, a empresa fica sujeita à perda de tempo e, até mesmo, de um documento em si, pois o mesmo pode ser descartado ou não encontrado, caso esteja em um endereço ou localização equivocada. Também cabe a esse profissional instruir e auxiliar as pessoas no acesso às informações.

Desse modo, podemos dizer que a presença de um arquivista é fundamental, pois, por meio da gestão dos documentos, ele torna os processos mais eficientes e facilita decisões estratégicas.

Garantir a conservação

Os documentos tendem a deteriorar com o passar dos anos. No entanto, existem informações que, por requisitos legais ou valor histórico, precisam ser mantidas por períodos de tempo indeterminados ou serem guardadas de forma permanente. Então, é preciso garantir que eles resistam à ação da umidade, calor, pragas, entre outros.

Um dos conhecimentos do arquivista de documentos é justamente no sentido de saber qual a melhor forma de armazenar cada informação, de acordo com o suporte a qual está inserida.

Digitalizar informações

Ainda temos contato com inúmeros documentos em papel. Porém, cada vez mais utilizamos meios digitais para acessar e tramitar informações, principalmente com a chegada dos documentos natos digitais.

Nessa transição, o arquivista tem a importante função de coordenar todo o trabalho de digitalização e indexação dos conteúdos, de modo que sua equipe consiga inserir, no sistema utilizado pela empresa, todas as informações cruciais para o seu desenvolvimento.

Uma excelente opção é terceirizar esse trabalho, visto que, muitas vezes, ter várias pessoas contratadas por CLT para exercer exclusivamente essas atividades, pode ser complicado.

Nesse sentido, há empresas que oferecem o serviço com excelência e com toda a comodidade para fazer a diferença em seu negócio, com custos significativamente mais competitivos.

O arquivista de documentos é, portanto, um profissional muito importante no dia a dia de qualquer empresa.

Gostou do post? Quer se aprofundar mais sobre o assunto? Então, saiba também como funciona a lei de arquivamentos no Brasil!



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