Por que a automação de processos na gestão de documentos é tão importante?

As empresas estão cada vez mais investindo na digitalização e em outras ferramentas tecnológicas que otimizam a gestão de documentos. Nesse sentido, a automação de processos é uma prática extremamente importante, pois ajuda a dar agilidade na execução de tarefas burocráticas, além de outros benefícios.

Neste artigo, você poderá entender melhor como isso funciona e quais são os diferenciais que a automação pode trazer para o seu negócio. Continue a leitura e confira!

Qual a importância de se ter uma boa política de gestão de documentos?

Um gerenciamento de documentos feito de maneira correta é um componente essencial em qualquer empresa. Vivemos na era da informação, e uma série de documentos é gerada dia após dia. Muitos deles precisam ser guardados corretamente para fins de consulta ou mesmo para atender a requisitos previstos em lei.

Quando as organizações não sabem o que fazer em relação às práticas de documentação, isso pode causar enormes problemas. Os colaboradores acabam armazenando uma grande quantidade em formato de papel em suas gavetas ou no disco rígido de seus computadores. Essa prática leva a erros, perdas e diversas outras situações.

Pensando nisso, é fundamental que a empresa considere estabelecer uma política corporativa que dê as diretrizes de como a gestão documental deve ser realizada. Sem isso, cada um adota o modelo que achar mais conveniente, sem que haja uma formalização real. Portanto, torna-se crucial ter profissionais responsáveis por isso, cuidando da estrutura e dos procedimentos, além de instruírem os demais.

Quando o sistema de gestão de documentos é estruturado de forma adequada já desde quando se iniciam as atividades, ele pode realmente contribuir com a inovação e com o crescimento dos negócios.

Processos robustos de gerenciamento garantem que todos em sua organização, independentemente da área, saibam exatamente onde o documento está armazenado, em que estágio está o processo de revisão, o que ainda precisa ser adicionado e se é necessário usar alguma outra ação discursiva.

O uso da tecnologia

Crescentemente, as organizações estão se voltando para a gestão eletrônica de documentos e, por consequência, automatizando os processos. Há uma quantidade enorme de regulamentações e documentos exigidos, seja pelos padrões das próprias indústrias, seja por aspectos governamentais. Com isso, as pessoas ficam sobrecarregadas para fazer o gerenciamento de arquivos.

A tecnologia permite realizar mais operações com menos funcionários dedicados. Para tanto, é preciso investir na redução da quantidade de cópias físicas de documentos. Elas estão sujeitas a perdas, além de terem um grande impacto negativo ao meio ambiente. A gestão dos documentos eletrônicos ou mesmo digitalizados é bem mais simples e eficiente.

Quais as principais vantagens de se investir na automação de processos?

Ao investir em um sistema que permite automatizar o processo na gestão de documentos, você adquire meios para realizar essas atividades de uma maneira muito mais simplificada.

Otimiza a disponibilidade dos documentos

Quando os documentos são digitalizados eletronicamente, eles podem estar simultaneamente disponíveis para qualquer parte autorizada, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os documentos são mais fáceis de recuperar, caso sejam erroneamente deletados, de forma que você não precisa mais se preocupar com a perda de arquivos.

Contribui para a atenção a certificações e datas de vencimento

Graças aos recursos de rastreamento de data, você pode garantir que tudo, desde as aprovações de supervisores em procedimentos padrões até as datas limites para recertificações exigidas, ocorra sempre em tempo hábil. Sem uso de planilhas e sem precisar auditar arquivos em papel.

Diminui ou elimina redundâncias

Tanto o gerenciamento de documentos quanto o fluxo de trabalho se integram a aplicativos de software existentes, eliminando etapas redundantes, a partir da análise de toda a entrada de dados que sua equipe precisa fazer para que as atividades ocorram mais rapidamente. Além disso, sem documentos duplicados, você consegue poupar espaço.

Oferece rótulos de dados

Os documentos podem ser configurados para passar por uma série prescrita de ações, e as notificações são definidas para alertar as pessoas no momento em que elas precisarem agir. E se elas não concluírem o que precisa ser feito no período de tempo prescrito, o sistema pode informar aos superiores.

Aumenta a transparência

Cada ação realizada em um documento é rastreada, tornando todos os envolvidos totalmente responsáveis pelo gerenciamento. Isso elimina a culpa equivocada e os atritos em que um acusa o outro, além de fornecer uma camada extra de segurança para os documentos.

Melhora a organização

As tarefas permanecem organizadas e visíveis. Nada é ignorado devido a notificações enviadas por e-mail ou pop-ups da plataforma. Esse tipo de sistema substitui lembretes de tarefas criados pelos próprios usuários sem formalização, como utilizando notinhas em papel ou mesmo daqueles que insistem em confiar apenas na própria memória.

Potencializa a integração de dados

Quando a informação fica restrita em determinadas áreas, isso pode ser prejudicial para o crescimento do negócio. O uso de um software de gerenciamento de documentos automatizado permite que os dados sejam integrados por toda a empresa, o que pode ajudar a elevar seu nível.

Ajuda na produtividade

Quaisquer relatórios que você tenha que preencher se tornam muito mais simples de serem feitos, pois as informações podem ser compiladas em uma fração do período que levaria sem a automação. Com isso, sobra tempo para se dedicar ao que realmente agrega valor para o negócio.

Facilita as auditorias

Quando sua empresa está sujeita a auditorias de conformidade, a manutenção de registros assume uma nova camada de responsabilidade. Quando seus documentos são rastreados e acessíveis de forma simples, todo processo de atendimento aos auditores fica mais fácil e menos conflituoso.

Elimina erros humanos

Quanto mais tiramos a entrada de dados por meio de ações humanas da equação, menos erros você provavelmente encontrará. Hoje em dia, existem softwares avançados de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) que conseguem obter e codificar informações de seus documentos à medida que são digitalizados no sistema. Esses dados se tornam inteligíveis pelo sistema e podem ser pesquisados e usados para acionar ações, sem a necessidade da interferência de um operador.

Torna a comunicação mais objetiva

Confiar em um método manual de notificações de ações concluídas ou de avisos para as próximas etapas necessárias pode ser complicado. Já com a automatização, esse processo se torna mais confiável. As equipes passam a ser informadas de forma consistente sobre tarefas e processos relevantes.

A automação de processos na gestão documental é algo que reduz custos, elimina erros e melhora a execução das atividades de uma maneira geral. Faz com que as equipes se tornem mais rápidas e produtivas. Diminui seu tempo de resposta e, em última análise, o permite dar mais atenção aos seus clientes.

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