O que é RDC-Arq e qual a sua importância?

Publicado por Sosdocs em 08 de October de 2020

Você conhece o RDC-Arq? Embora pareça algo complexo, saber o que esse termo indica é extremamente relevante para a guarda e manutenção adequada de documentos.

Para este conteúdo, levamos em consideração a resolução do CONARQ publicada em 2016. Esse órgão define e implementa a política nacional de arquivos privados e públicos, sendo assim a regulamentação seguida pelas empresas.

Saiba tudo sobre o assunto e sua importância neste post!

O que é o RDC-Arq?

O Repositório de Arquivístico Digital Confiável, segundo definições do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), é um ambiente para preservação e acesso de documentos arquivísticos digitais, pelo tempo determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de cada organização.

Vale lembrar que nos últimos anos, graças ao forte uso da tecnologia, aumentou muito o volume de documentos arquivísticos digitais. Esses registros apresentam desafios para as empresas, como a manutenção de sua autenticidade, o acesso a longo prazo e a preservação da integridade.

A partir dessas demandas, surge a necessidade de uma solução para gerir, armazenar e permitir o acesso a tais documentos, atendida pelo RDC-Arq.

Quais as diferenças entre os três conceitos de repositório?

Quando falamos de RDC-Arq, podemos agrupá-los em três tipos de repositório diferentes: digital, arquivístico digital e digital confiável. Conheça melhor cada um.

Digital

Espaço para a gestão e armazenamento de arquivos digitais, com uma solução informatizada na qual os materiais são capturados, armazenados, preservados e acessados.

É formado por elementos de software, hardware e metadados, além de estrutura e procedimentos capazes de manter a integridade e prover o acesso dos arquivos a longo prazo.

Arquivístico digital

O repositório arquivístico digital consegue manter os materiais digitais autênticos, preservando-os adequadamente e permitindo o acesso pelo tempo necessário definido para a guarda de cada tipo de documento. A gestão e o armazenamento são feitos nas fases corrente, intermediária e permanente dos arquivos.

Como parte das responsabilidades de um repositório arquivístico digital, está a proteção das características do documento, em especial a autenticidade e a relação orgânica entre eles.

Digital confiável

Esse repositório consegue manter os materiais digitais autênticos, preservando-os e mantendo o acesso a eles por todo o período de guarda determinado.

Tais repositórios devem demonstrar sustentabilidade econômica e transparência administrativa, além de dispor de políticas e práticas que possam ser auditadas e mensuradas.

Há algum modelo para a inclusão desses documentos?

Para que haja a plena utilização do RDC-Arq, os sistemas que produzem arquivos nato digitais devem atender ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.

Esses documentos devem ser encaminhados ao SIGAD, para que haja a gestão e a correta destinação.

Tais políticas garantem a autenticidade desses arquivos digitais a longo prazo, aumentando a segurança e trazendo a confiança necessária para a consulta dos dados registrados.

Neste post, falamos um pouco sobre o RDC-Arq e suas características. Conhecer esse sistema é essencial, principalmente porque devemos lidar cada vez mais com registros digitais, deixando os físicos de lado. Com as noções necessárias para lidar com esses arquivos, é possível criar registros dentro da normatização e que sejam armazenados por longos períodos da maneira correta.

E a sua empresa, tem algum cuidado especial na geração e armazenamento de documentos digitais? Deixe um comentário no post!

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