Digitalização do Passivo

Menos papel

Banir ou diminuir o volume de papel, acelerar a busca de documentos ou apenas iniciar um negócio livre desde o princípio da cultura do papel e da impressão de documentos. Essas são algumas razões para dar início à digitalização de documentos.

Uma das dificuldades da gestão do passivo trabalhista nas empresas é a administração da documentação dos ex-funcionários e atuais.

Muito dinheiro é gasto anualmente em indenizações porque as empresas não são capazes de apresentar a documentação dos funcionários em uma ação trabalhista.

A resposta para essa questão é a digitalização de documentos.

Dentro de uma empresa, é a área de Recursos Humanos a responsável pela gestão de documentos. É justamente este setor que guarda, controla, organiza e acessa os documentos dos funcionários, como por exemplo:

  • Formulário CAT;
  • Justificativas de ausência de trabalho;
  • Folhas de ponto;
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Fichas de Equipamento de Proteção Individual (EPI);
  • Outros.

Normalmente, a maioria das empresas guarda essa documentação em um arquivo morto, ou os destina a uma terceira empresa, para que esta se encarregue da gestão documental.

Com a digitalização desses documentos realizada pela SOS Docs, sua empresa não vai precisar ter um “arquivo morto” e nem perder tempo em organizar essa papelada.  Digitalizar documentos é a melhor forma de corporações manterem a organização, controle da documentação e acesso mais rápido aos arquivos dos funcionários, embora a guarda física de documentos ainda seja uma exigência legal.

Nos dias atuais, a justiça já aceita que processos digitalizados das fichas de EPI, PPP, PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), folhas de ponto e outros sejam juntados aos processos trabalhistas.

Dessa forma, a digitalização de documentos reduz o passivo trabalhista nas organizações. A SOS Docs conta com um sistema eficiente para organizar documentos digitais e facilitar o acesso a eles, o que reduz largamente a possibilidade de perder prazos ou não apresentar documentos solicitados em uma ação judicial.